Calendrier

1. LE CLASSEMENT:

Le classement consiste à ordonner les documents de votre entreprise sur le base de critères prédéfinis.

- Les enjeux du classement:

Le classement des documents de l'entreprise  doit être rigoureux et performant. 

Il doit permettre à l'office manager mais aussi à la direction et aux collaborateurs  de trouver facilement et rapidement les documents dont ils ont besoin.

Un classement de qualité est essentiel pour ne pas égarer les documents.

Au sein d'une entrepris, il existe deux grandes catégorie de documents:

- les documents utilisés dans le cadre de l'activité quotidienne de l'entreprise (factures, devis, bon de livraison, modèles de contrat,..)

- les documents utilisés plus rarement mais qu'il faut être en mesure de retrouver à un instant T pour répondre à un besoin particulier (pièces comptables, statuts, contrats, bulletins de salaires, bordereaux de cotisations sociales, déclarations fiscales, ...).

Quelque soit la nature des documents à classer, il faut que vous soyez en mesure de distinguer la documentation courante (utilisée dans le cadre de l'activité quotidienne de l'entreprise) de la documentation permanente (utilisée plus rarement mais devant rester disponible dans la durée).

La qualité du classement est un facteur prépondérant pour la performance  et la pérennité de l'entreprise:

A titre d'exemples:

- le comptable ou l'expert comptable de l'entreprise ne sera pas performant si l'accès aux relevés bancaires ou aux factures est aléatoire ou si des factures ont été perdues.

- pour être performants, les commerciaux de votre entreprise doivent avoir facilement accès à tous les documents concernant les clients (tarifs, factures, contrats, ...).

- les bulletins de salaires seront mal établis si les documents relatifs aux arrêts de travail ne sont pas correctement classés. 

- un litige avec un fournisseur sera compliqué à traiter si le contrat signé avec lui a été égaré.

-un contrôle fiscal ne se passera probablement pas très bien si les documents demandés par le contrôleur des impôts ne sont pas retrouvés.

-...

- Comment classer?

Vous devez répertorier les documents et construire un plan de classement.

A cette fin, nous vous recommandons de travailler en suivant les 5 étapes suivantes:

. Étape 1: Répertorier de manière exhaustive les documents à classer.

. Étape 2: Etablir des règles de classements en fonction de la typologie des documents:

documents commerciaux, comptables, juridiques, RH, marketing, SI,... 

. Étape 3: Établir des règles de classement en distinguant ce qui relève de la documentation courante ou de la documentation permanente. 

. Étape 4: Etablir des règles de classements en fonction des méthode de travail de l'entreprise et des besoins

. Étape 5: Construire en fonction de toutes ces règles, un plan de classement clair et précis permettant d'ordonner les documents.

      2. L'ARCHIVAGE:

L'archivage est le fait de conserver, de stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide. L'archivage pourra être fait sous forme papier et/ou sous forme numérique.

- Les enjeux de l'archivage: 

La qualité de l'archivage des documents est fondamentale pour le bon fonctionnement de l'entreprise et pour sa pérennité.

L'archivage doit répondre à divers objectifs fondamentaux:

- Au quotidien, l'archivage doit permettre un accès rapide et sécurisé aux documents liés à l'activité  de l'entreprise (un document commercial, des documents demandés par l'expert comptable, par la banque ou encore des documents confidentiels). 

- Sur la durée, l'archivage de l'ensemble des documents (courants et permanents) doit être à jour et doit permettre de:

 1- Respecter les durées de conservation légale des documents d'entreprise:

. Documents commerciaux (contrats et avenants, correspondances, commandes,...): 5 ans

. Pièces comptables (factures, relevés bancaires, notes de frais,) et documents comptables (bilans, liasses fiscales, inventaires des stocks, ...): 10 ans

. Documents fiscaux: 6 ans

.  Documents du personnel ( registres du personnels, bulletins de paie, ...): 5 ans

. Etc....

Consultez service-public.fr

2-  D'être en capacité de fournir tous les documents lors des contrôles effectués par les différentes administrations (impôts, URSSAF, Inspection du Travail, DIRECCTE ...)

3 - D'être en capacité de fournir tous les documents nécessaires à des audits ou à des due diligences (l'ensemble des documents à fournir en cas de vente de l'entreprise), ...

4- D'assurer la confidentialité de certains documents (par exemple, les bulletins de salaire, les taux pour le prélèvement de l'impôt à la source, ...) grâce à une gestion rigoureuse des droits d'accès.

5- De permettre à tous les services et les personnes concernés et autorisées d'avoir accès au documents rapidement.

6-  De fournir des garanties relatives au respect des normes RGPD.

Les techniques d'archivage:

1- Les dossiers sont rangés dans des armoires: l'archivage papier à "l'ancienne"

Un plan de classement conduit à remplir des classeurs ou tout autre contenant, puis des armoires selon des règles de classement pertinentes qui auront été définies préalablement. 

Cette méthode est encore largement utilisée car la digitalisation de l'entreprise n'en est qu'à ses débuts. A vous de faire évoluer ce système!

2- L'archivage numérique:  une approche moderne de l'archivage mais qu'il faut manier avec précaution!

- L’archivage numérique consiste à conserver sous forme électronique des informations ou des documents et à sécuriser leur accès.

- Les archives numériques sont constituées de documents d'origine numérique à savoir, les emails, les fichiers générés par les applications telles que Word, Excel, ..., mais aussi des documents papiers numérisés ou des fichiers sauvegarder en format pdf.

- L'archivage numérique doit préserver :

. L’intégrité des données : il ne doit y avoir ni altération ni modification des informations (sauf avec autorisation).

. La traçabilité : il faut pouvoir remonter à l’origine des documents et à leur auteur.

. La pérennité des informations : ce qui nécessite leur conservation sur des supports actualisés. En effet, les formats ou supports utilisés peuvent devenir obsolètes.

. L’accès aux informations aux seules personnes autorisées (confidentialité). Le stockage doit donc être sécurisé et les accès soumis à des droits rigoureusement suivis et contrôlés.

- L'archivage numérique doit être organisé selon un système de classement pertinent permettant des recherches efficaces et rapides.

- Les documents de l'entreprise deviennent accessibles de partout en un clic!

Connaître le dispositif légal régissant la dématérialisation des documents:

Vous devez savoir qu'un document numérisé n'a pas de valeur juridique si on ne peut pas prouver son authenticité (qu'il s'agit bien du document original).

De ce fait, la loi a prévu des procédures techniques, afin de donner une valeur juridique (valeur probante) à un document numérisé au travers de:

. L'AFNOR (Association française de normalisation): Cf. NF Z42-013

. L'art. 1316-1 du Code civil: "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."

Ainsi, pour qu'un document numérique ait une valeur juridique, les 2 conditions ci-dessous devront être réunies:

. Pouvoir identifier la personne qui communique le document électronique (courriel, PDF,...) grâce au procédé de la "signature électronique".

. Conserver (archiver) le document dans son état d'émission dans un coffre-fort numérique , ou encore dans un outils de GED (Gestion électronique documents).

Pour se faire, n'hésitez pas à faire appel aux services d'une société spécialisée dans le domaine de l'archivage numérique.