Formalisation des process
Un process (ou processus) est une succession d'opérations liées et coordonnées entre elles, qui sont mises en place afin d'obtenir un résultat spécifique. Un process peut être manuel ou automatisé.
- Savoir créer un process
- Connaître l'utilité d'un process en entreprise
- Adapter les process à l'activité et aux spécificités de l'entreprise
- Effectuer une analyse précise avant de créer un process
- Élaborer un process pour un résultat précis
- Contrôler la performance du process et évaluer son niveau de maturité
1 - COMMENT METTRE EN PLACE UN PROCESS ?
A. Effectuer une analyse préalable :
Avant la mise en place d'un process dans le cadre de son activité, il est indispensable d'analyser les points suivants :
- Quel est le résultat attendu ? (par exemple : la mise à jour mensuelle du plan de trésorerie),
- Quelle est la mission première de son activité ? (par exemple : apporter de la visibilité sur la situation financière de l'entreprise),
- Quelle est la mission première de l'entreprise ? (par exemple : satisfaire ses clients tout en assurant la rentabilité de l'entreprise) ,
- Quelles sont les principales missions de l'entreprise ? (par exemple : assurer la qualité de la production, organiser et gérer les différents services de l'entreprise, suivre les résultats financiers... ),
- Quelles sont les différentes activités de l'entreprise ? (par exemple : la production, la vente, la gestion financière...),
- Quels sont les différents acteurs impliqués dans le process ? (par exemple : le ou la comptable, l'office manager, la direction commerciale...)
B. Utiliser des outils de mise en place des process :
Divers outils reconnus permettent d'aider les collaborateurs à maîtriser leur process et à les modéliser de la manière la plus claire possible.
Pour mettre en forme les process, vous pouvez aussi utiliser des diagrammes d'activités ou de données ou encore des datagrammes.
2 - L'UTILITÉ DES PROCESS EN ENTREPRISE:
A. Gérer la qualité :
Puisqu'un process vise un résultat prédéterminé, il cible à fortiori, un certain niveau d'exigence, de conformité et de qualité.
Les process contribuent donc pleinement et naturellement à gérer la qualité.
Si le résultat obtenu au terme du processus n'est pas conforme à ce qui a été fixé, alors la qualité du process - son "niveau de maturité - est insuffisante et il convient de l'améliorer. Une démarche d'amélioration continue doit donc être mise en oeuvre.
B. Faciliter la communication interne :
L’approche process optimise la communication entre les différents acteurs de l'entreprise.
D'une part, l'analyse préalable à la création d'un process permet de mieux comprendre le contexte et ses contraintes, ce qui favorise la communication entre les différents acteurs de l'entreprise.
D'autre part, la procédure (qui décrit le mode d'emploi à respecter pour réaliser le process) constitue un support de communication précis et clair pour les différents pilotes.
Attention, un process et une procédure sont deux éléments distincts ! Un process transforme des données d'entrée (actions) en données de sortie (résultat). En revanche, la procédure est un descriptif clair et précis de l'organisation permettant de réaliser le process.
La maîtrise des informations étant indissociable de l'approche en mode process, la direction de l'entreprise pourra plus facilement prendre ses décisions. Celles-ci feront bien sûr l'objet d'un contrôle, d'une analyse de performance et donc d'échanges entre les différents pilotes !
