Aide au recrutement d'un collaborateur

Selon l’organisation dans laquelle évolue l’Office Manager, des missions de support RH peuvent lui être confiées. Cette attribution dépend de plusieurs facteurs : 

• L’entreprise est-elle déjà suffisamment structurée pour comporter un service RH ? 
• Le pôle est-il suffisamment staffé ou le responsable RH a-t-il besoin de support ?
• Le cas échéant, l’Office Manager peut ainsi prendre en charge une partie du processus de recrutement : sourcing, rédaction de la fiche de poste, rédaction et publication de l’annonce, ou encore premier entretien avec les candidats.

Le recrutement d’un collaborateur ou d’une collaboratrice se fait en 4 étapes

La préparation

La première étape consiste à échanger avec la personne à l’origine de l’intention de recruter. Identifiez avec elle son besoin précis : s’agit-il d’une création de poste, d’un remplacement temporaire, d’un départ ? 
Définissez précisément le contenu du poste à pouvoir et déterminez les points clés qui vont devoir transparaître dans la fiche de poste :

• Les missions clés
• Les principales tâches et activités
• Le positionnement dans la hiérarchie de l’entreprise
• Les différentes responsabilités 
• Les relations avec d’autres fonctions
• Les conditions de travail 
• Le cas échéant, les spécificités du poste

Après la rédaction de la fiche de poste, définissez le profil du candidat que vous souhaitez recruter afin de rédiger une annonce de recrutement. Établissez la liste des critères essentiels pour le poste tels que : 

• Les connaissances métier
• Les compétences recherchées
• L’expérience demandée
• Les qualités nécessaires au poste

Le sourcing

Dans un deuxième temps, établissez une stratégie de sourcing pour identifier et attirer des candidats pour le poste. À ce stade, plusieurs canaux de recrutement s’offrent à vous : publication d’offre d’emploi, job dating, salons de recrutement, réseautage, cooptation, exploitation du vivier de candidatures spontanées… à vous de choisir le ou les plus pertinent(s) en fonction de votre cible !
Décidez également des outils à mettre en place pour évaluer les candidats, tels que des tests de personnalité, des exercices, des mises en situation, des entretiens en face-à-face ou collectifs, etc.

Le processus de sélection

Vient ensuite l’étape de lancement de la campagne de recrutement. Effectuez une pré-sélection de candidats puis contactez-les pour un premier entretien par téléphone, afin d’évaluer leur motivation et la conformité de leur profil avec le poste. 
Après avoir qualifié les profils qui vous intéressent, vous devez ensuite évaluer la concordance entre les candidats potentiels et le poste à pourvoir. Utilisez pour ce faire les outils de recrutement que vous avez préalablement choisis. Réalisez des entretiens et/ou des tests, puis sélectionnez une short-list intermédiaire. Prenez enfin votre décision finale en choisissant le candidat qui vous paraît être le plus adéquat avec le poste.

L’intégration

Le processus de recrutement n’est pas terminé ! Pour maximiser vos chances de réussir ce recrutement, consacrez du temps à soigner l’accueil et l’intégration du nouvel arrivant :

• Soignez l’onboarding du nouveau collaborateur en consacrant les premiers jours de son arrivée à son intégration : pot de bienvenue, présentation de l’entreprise, de son fonctionnement, de sa culture, rencontres avec son supérieur, son équipe, etc.
• Réalisez le plus tôt possible les formalités administratives liées au recrutement : contrat de travail, déclaration unique d’embauche, etc.