Bulletin de salaire

Chaque fois que vous versez à un salarié sa rémunération, vous êtes dans l’obligation de lui fournir un bulletin de paie détaillant comment celle-ci a été calculé. Ce bulletin doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, parmi lesquelles l’identité de l’employeur et du salarié, la période concernée, le nombre d’heures qui ont servi de base pour le calcul de la rémunération, tous les autres éléments qui entrent en jeu dans ce calcul (congés, primes, frais professionnels…), les différentes cotisations à la charge de l’employeur et du salarié, sans oublier les données relatives à l’impôt à la source depuis le 1er janvier 2019.

La réalisation d’un bulletin de paie est complexe. Plutôt que de le faire par vous-même, n’hésitez pas à faire appel à une société spécialisée ou un cabinet-comptable si vous travaillez dans une TPE-PME. Ces derniers veilleront au respect des différentes mentions légales obligatoires.

Que vous choisissiez de déléguer l’édition de ce document à un prestataire ou de le faire par vous-même, vous devez cependant recueillir un certain nombre d’informations au préalable, appelées variables de paie. Il s’agit notamment du nombre d’heures effectuées, en distinguant les heures complémentaires et supplémentaires, des congés et RTT pris par le salarié, des éventuels jours d’arrêt maladie, ainsi que des différents frais professionnels qui doivent être remboursés ou pris en charge pour la période concernée.

De nombreux outils existent pour faciliter la collecte de ces données et les transmettre si nécessaire aux prestataires chargés d’éditer les bulletins de salaire.

Le bulletin de salaire peut être au format papier ou au format électronique. Dans le cas du format papier, vous pouvez le remettre en main propre ou bien l’envoyer par courrier sur le lieu de résidence de vos salariés. En cas de bulletin électronique, vous devez veiller à garantir la protection et l’intégrité des données.

Les entreprises doivent être particulièrement vigilantes sur l’archivage des bulletins de salaire, car les employeurs sont soumis à certaines obligations légales sur la durée de conservation. Vous devez ainsi conserver un double des bulletins de salaire remis à vos employés pendant une période de cinq ans. Vous devez également garantir que les bulletins au format électronique resteront disponibles pendant 50 ans, ou bien jusqu’aux 75 ans révolus de vos salariés.