Déplacements professionnels

Quand un salarié est amené à se déplacer à plus de 50 km de son domicile, et que le trajet ne peut être effectué en 1h30 ou moins en transports en commun, il s’agit d’un déplacement professionnel.

Les employeurs doivent prendre en charge ou bien rembourser aux salariés les frais de transport engagés dans le cadre de ces déplacements : carburant, billets de train ou d’avion, péages autoroutiers, taxi ou encore location de véhicule. Ils doivent également prendre en charge les frais d’hébergement et les repas. Ces remboursements sont exonérés de cotisations, sauf si le salarié a regagné son domicile.

Si l’employé a utilisé des transports collectifs, il doit présenter les justificatifs associés (billets ou autres preuves d’achat) pour obtenir le remboursement.

Si le salarié utilise son propre véhicule, ou un véhicule loué/prêté, il doit remplir une fiche d’indemnités kilométriques. Celle-ci se base sur un barème précis, mis à jour chaque année. Les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales dès lors qu’elles entrent dans le cadre prévu par la loi (véhicules entre 3 et 7 CV).

Pour les repas et l’hébergement, la prise en charge peut se faire sous la forme d’un forfait journalier, ou bien en combinant les frais réels et une partie au forfait. Pour être exonérés de cotisations, ces frais doivent se conformer aux barèmes prévus par l’Urssaf, qui varient selon le lieu du déplacement : métropole et Outre-mer. Pour les déplacements à l’étranger, le Ministère de l’Économie gère le barème des frais de missions associés à chaque pays.

Si votre employé bénéficie d’un hébergement et/ou de repas à titre gratuit, alors son indemnité doit être réduite en tenant compte des proportions indiquées par l’Urssaf.

Attention : il revient aux employeurs la responsabilité de prouver la finalité professionnelle des déplacements indemnisés et de justifier les frais. Conservez donc soigneusement les mails prévoyant les réunions et interventions chez un client, les convocations ainsi que les différents reçus (péage, carburant…)