Intégration des nouveaux collaborateurs

Vous avez embauché le collaborateur idéal ? Félicitations, mais tout n’est pas joué pour autant ! Car l’ultime étape lors du recrutement d’un nouveau salarié consiste à soigner son intégration, afin qu’il se sente bien, efficace et productif. Par manque d’anticipation trop d’entreprises reposent sur leurs acquis et ne disposent pas d’un processus clair pour l’intégration des nouveaux arrivants.
Le risque est pourtant important de décevoir les nouveaux collaborateurs en ne respectant pas les promesses annoncées à l’embauche, laisser filer les talents, voire nuire à la réputation de sa marque employeur.

Les étapes pour intégrer un nouveau collaborateur 

N’attendez pas le jour J pour commencer à vous interroger sur votre processus d’intégration. L’ "onboarding" d’un nouveau collaborateur s’anticipe et se prépare. Voici les étapes principales : 

1.    Préparez l’arrivée du nouveau salarié

La première étape consiste à anticiper l’arrivée physique de l’employé. Assurez-vous qu’il dispose bien de tout ce dont il aura besoin pour s’installer correctement : bureau, ordinateur, fournitures, outils, documents divers… Lui fournir un kit de bienvenue est également une attention spéciale qui l’aidera grandement. Vous pouvez aussi lui donner quelques informations utiles qui faciliteront son arrivée le jour J : transports en commun, dress code, horaires d’arrivée… Enfin, n’oubliez par de prévenir les autres salariés, histoire qu’ils ne soient pas surpris de voir débarquer un nouveau venu.

2.    Désignez un tuteur

Avant son arrivée effective, échangez avec les collaborateurs pour trouver un mentor qui sera responsable de son intégration dans l’entreprise. Cette personne facilitera l’arrivée du nouveau collaborateur en répondant à ses questions au fil de l’eau, et de façon plus informelle, lui transmettra des éléments sur les us et coutumes et la culture d’entreprise.

3.    Soignez son accueil le jour J

Environ 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour ! Pour fidéliser votre salarié, soyez aux petits soins le jour de son arrivée pour qu’il se sente bien ! Pour se faire, offrez-lui un café, invitez-le à déjeuner avec les membres de l’équipe, faites un tour de l’entreprise pour qu’il découvre les locaux et rencontre les différents services. 

4.    Organisez un véritable parcours d’intégration

Il serait contre-productif de vouloir installer le nouveau collaborateur à son poste tout de suite ! Celui-ci a besoin d’être rodé à son nouvel environnement, à ses nouveaux collaborateurs et à un nouveau mode de fonctionnement. Préparez-lui donc un vrai parcours d’intégration, en lui permettant de rencontrer ses nouveaux collègues, en lui présentant des documents d’accueil et en lui diffusant un support de présentation de l’entreprise pour qu’il s’imprègne de son fonctionnement et de sa culture.

5.    Impliquez-le rapidement dans l’opérationnel

Pour autant, ne le laissez pas s’ennuyer tout seul à son poste. Dès les premiers jours, impliquez-le dans l’opérationnel en l’invitant à participer aux réunions d’équipe. Au fil du temps, vous pourrez l’impliquer davantage en sollicitant de plus en plus son avis.

6.    Faites des points réguliers et restez disponible

Le processus d’ "onboarding" ne dure pas qu’une semaine mais bien plusieurs mois, le temps que la période d’essai soit validée. Il est important que vous soyez disponible pour le nouveau collaborateur durant cette période, et qu’il le sache ! Il doit se sentir à l’aise pour vous questionner si le besoin s’en fait sentir. Organisez également des points réguliers afin de lui transmettre votre feedback et de recueillir ses premières impressions. Vous pouvez lors de ces points réciproques le conseiller, le rassurer ou encore ajuster certains points. C’est en outre le moment de vous préoccuper de son épanouissement dans l’entreprise et à son poste !