Knowledge management

Le knowledge management est une démarche managériale pluridisciplinaire qui repose sur la capitalisation des connaissances et le partage d'informations au sein d'une entreprise. C'est un projet dont la mise en place joue un rôle crucial dans la prise des décisions et permet aux salariés de s'adapter plus facilement à leurs environnements de travail, ce qui confère aux organisations un certain avantage concurrentiel et une meilleure attractivité.

Quels sont ses enjeux et principes ? Comment bien gérer un projet de knowledge management ? Voici quelques éléments de réponse.

Bien comprendre le principe et les enjeux de la gestion des connaissances

La connaissance se définit comme un ensemble de compétences acquises dans un domaine ou encore « des informations structurées, orientées sur un sujet et validées par des règles ou par l'expérience ».

Dans un contexte où nous sommes submergés d'informations et que la transformation numérique bat son plein, gérer ses connaissances est devenu un des enjeux clés de l'entreprise. En effet, il y a de plus en plus de savoirs et savoir-faire qui sont méconnus dans l'entreprise et, par conséquent, inaccessibles. Cela occasionne souvent des situations qui peuvent faire perdre du temps, ce qui peut affecter le rendement du personnel. Cela peut être par la récurrence de problèmes déjà résolus par le passé, ou encore en ignorant les compétences d'un collaborateur qui serait pourtant à même de résoudre une situation.

C'est là que le knowledge management ou la gestion des connaissances devient intéressant, car il permet l'identification, l'organisation et le partage des connaissances des collaborateurs d'une même entreprise. Ses connaissances peuvent être internes, c'est-à-dire créées par l'entreprise elle-même, généralement dans les domaines du marketing, de la recherche et du développement, ou acquises de l'extérieur, pour favoriser la créativité en interne, accompagner l'innovation et la gestion des talents, etc. Considéré aujourd'hui comme un levier important, le knowledge promeut surtout une nouvelle utilisation des nouvelles technologies au service du développement des entreprises.

Les étapes à suivre pour gérer votre projet de knowledge management

Il y a trois étapes fondamentales à suivre dans la mise en place d'un projet de gestion des connaissances :

• L'identification des informations/connaissances à capitaliser ;
• Le choix technologique pour rassembler les connaissances ;
• La sensibilisation des responsables de services.

Le premier travail consiste donc à déterminer les différents services de l'entreprise et les sujets concernés par la capitalisation des connaissances. Ensuite, il faut sélectionner les types de documents à conserver et à partager. En ce qui concerne le choix technologique, les solutions logicielles ne manquent pas pour la gestion électronique des documents (GED). Cependant, la taille de l'entreprise et le volume de données à gérer sont des critères de choix fondamentaux. 

Après le choix et l'implémentation de l'outil GED, l'étape finale consiste à encourager l'intégration des bonnes pratiques d'archivage et de stockage des documents importants. Cela passe inéluctablement par la sensibilisation des responsables de services et de leurs équipes.