Archiver ses données

L’archivage des données est un processus différent de la simple sauvegarde : celle-ci a pour but de permettre la restauration des données récentes après incident, pas de garder tout l’historique. Alors que le processus de sauvegarde fait une copie des données d’origine, l’archivage les déplace sur un système destiné à la conservation de longue durée, afin de faire de la place sur les systèmes en production. Le volume des sauvegardes est généralement limité, ne serait-ce que par l’espace disponible sur le serveur destiné à cet usage. En revanche, l’archivage a vocation à conserver tout l’historique, sans contrainte de taille. Si les deux processus sont complémentaires, ils ne s’appuient pas sur les mêmes outils.

Pour la sauvegarde, un logiciel de backup suffit. Vous devez simplement veiller à le configurer de manière à faire des sauvegardes régulières (la fréquence est à définir en fonction de la vitesse de rafraîchissement des données). Pensez à tester le processus de restauration des données : cette étape, souvent négligée, permet de vérifier que tout fonctionne dans les deux sens.

Pour l’archivage, l’objectif premier est d’assurer une conservation de longue durée : 5, 10 20 ans voire davantage. Dans le cas d’un archivage simple sur site, il faut donc veiller à choisir un matériel de stockage adapté, robuste et fiable : exit donc les clefs USB, les CD et DVD trop fragiles. La durée de vie des supports étant limitée, il faudra prévoir de recopier les données sur de nouveaux supports à intervalles réguliers. Vous pouvez aussi opter pour un archivage dans le cloud, en veillant alors à choisir un prestataire certifié si vos données sont soumises à des réglementations spécifiques, comme c’est le cas pour la santé.

Une solution d’archivage vous permet de choisir sur quels critères archiver les données : plages de dates, types de documents, emplacement… Elle permet aussi de définir la période de rétention durant laquelle les données seront conservées. Enfin, elle fournit des outils de recherche, qui facilitent la récupération des données en cas de besoin.

L’archivage intervient souvent pour répondre à des enjeux juridiques. Il vise alors à conserver à l’identique les documents pouvant être demandés en tant que preuves dans des circonstances précises, comme un audit ou la résolution d’un litige : factures et devis, emails, bulletins de salaire, etc. On parle alors d’archivage légal ou archivage à valeur probante.

Un simple système de stockage ne suffit pas dès lors qu’il s’agit d’archivage légal. Il faut utiliser une solution adaptée, qui offre un certain nombre de garanties : accès protégé par authentification forte, données chiffrées, traçabilité de toutes les actions sur les documents, horodatage et protection de l’intégrité des documents. Dans ce contexte, vous pouvez choisir de faire appel à un tiers de confiance, en mesure de vous offrir ces différentes garanties.