Choix et mise en place d'une solution de visioconférence

La visioconférence est l’outil de communication à distance qui se rapproche le plus d’une réunion en présentiel. Les échanges sont facilités grâce à la possibilité d’utiliser la communication non verbale, contrairement au téléphone ou à la messagerie instantanée.

La mise en place d’une solution de visioconférence permet à l’entreprise de dialoguer avec des clients, prospects ou collaborateurs à distance. Cela permet de réduire les frais de déplacement, en privilégiant les réunions en ligne chaque fois que c’est possible. C’est aussi un outil utile à déployer dans le cadre d’une démarche de télétravail : avec la possibilité d’échanger en vidéo, les collaborateurs sont ainsi moins isolés quand ils travaillent de leur domicile.

Avant de se lancer dans un tel projet, il faut vérifier un certain nombre de prérequis :
- Tout d’abord, l’entreprise doit disposer d’une connexion Internet stable, ainsi que les interlocuteurs avec lesquels elle souhaite échanger. Le débit minimum nécessaire pour une conférence en haute définition (images de 720 pixels) est de 1 Mb par seconde et par participant connecté.
- Ensuite, il faut prévoir un matériel adapté, doté de caméras : il peut s’agir de webcams sur les postes de travail, de smartphones ou tablettes récents, ou encore d’une salle dédiée, équipée d’écrans et de dispositifs pour la communication vidéo.

Si vous devez fréquemment organiser des réunions avec un nombre important de participants, il est préférable d’équiper une salle à cet effet. Il est en effet peu pratique de visualiser dans le même temps plus de 4 flux vidéo simultanés sur un petit écran.

Au niveau des logiciels, il existe plusieurs types de solutions :
- Les systèmes destinés aux entreprises, type WebEx ou GoToMeeting, sont aujourd’hui proposés en mode SaaS. Ils peuvent supporter des réunions avec un nombre important d’interlocuteurs (jusqu’à 100). Ces systèmes permettent aussi de réserver à l’avance des créneaux pour une réunion et d’envoyer des invitations aux participants. La réunion s’ajoute alors automatiquement à l’agenda de ces derniers. Enfin, ils peuvent supporter un grand nombre de réunions en simultané et offrent une bonne sécurité.
- Les logiciels open source offrent des fonctionnalités relativement similaires, mais sans fournisseur garantissant le niveau de service si vous les installez de vous-même.
- Enfin, la plupart des outils de messagerie instantanée ou de Voix sur IP destinés au grand public (Google Hangouts, Skype, Facebook…) proposent aujourd’hui le support des appels vidéo. Même s’ils sont limités en nombre de participants (25 maximum), ils ont l’avantage d’être gratuits si les interlocuteurs avec lesquels vous souhaitez communiquer sont équipés du même logiciel.

les solutions de visioconférence proposent généralement des fonctionnalités collaboratives complémentaires, comme la messagerie instantanée, les conférences téléphoniques simples (juste avec la voix) ou le partage d’écrans.

Le choix d’une solution ne dépend pas uniquement de votre budget : vous devez aussi tenir compte du nombre de participants par réunion, du nombre de réunions que vous souhaitez pouvoir organiser en simultané et de leur fréquence. Si vous organisez souvent des visioconférences avec des personnes externes à l’entreprise, veillez aussi à choisir une solution facile à installer côté client, voir compatible avec d’autres outils existants.