Définir des processus génériques internes du système d'information : arrivée et sortie d'un collaborateur
Chaque fois qu’un nouveau collaborateur est embauché ou quitte l’entreprise, un certain nombre de procédures IT sont à mettre en œuvre.
- Gérer la mise à disposition du matériel et des applications
- Gérer les droits d’accès au système d’information
- Planifier les formations aux outils informatiques internes
- Travailler en partenariat avec la DRH et les services généraux
- Automatiser tout ce qui peut l’être à l’aide de solutions dédiées
- Ne pas sur-solliciter les nouvelles recrues
L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise donne lieu à un certain nombre de tâches à effectuer du côté de la DSI. Il faut par exemple :
- Préparer le matériel nécessaire pour le nouvel embauché,
- Configurer celui-ci et installer les logiciels nécessaires,
- Créer les comptes utilisateur pour qu’il puisse se connecter aux applications de l’entreprise,
- L’enregistrer dans l’annuaire et lui créer une adresse mail,
- L’ajouter dans les groupes de diffusion internes,
- Lui communiquer les éventuels documents et contacts utiles (charte d’utilisation du système d’information, procédure pour contacter le helpdesk…)
- Organiser si besoin des sessions de formation aux outils internes.
Ces activités font partie de ce que les anglo-saxons appellent le processus d’OnBoarding, un processus avant tout RH . Attention, si certaines des tâches ci-dessus doivent être réalisées très rapidement pour permettre au nouvel arrivant d’être opérationnel, d’autres peuvent attendre un peu, comme les sessions de formation. Mieux vaut éviter de sur-solliciter une nouvelle recrue dans les premiers jours, alors que celle-ci aura déjà bien à faire avec sa prise de poste.
De la même façon, le départ d’un employé est associé à une succession de tâches, en particulier :
- La récupération du matériel mis à disposition, terminaux mobiles inclus,
- La révocation des différents droits d’accès,
- La suppression du salarié dans l’annuaire d’entreprise, dans les listes et groupes internes,
- La résiliation des abonnements cloud et des licences nominatives,
- La désallocation de l’espace réservé à l’utilisateur sur les serveurs internes.
Pour faciliter l’exécution de ces différentes tâches, dont aucune ne doit être oubliée, vous pouvez formaliser ces processus. A l’aide de certains outils, comme les solutions de Robotic Process Automation (RPA), vous pourrez ensuite automatiser tout ou partie de ces derniers, en particulier quand il s’agit de tâches répétitives.
D’autres parties de ce processus sont gérées par les RH, voire les services généraux (gestion des badges, ouverture des lignes téléphoniques, formations, formalités administratives…). N’hésitez pas à collaborer avec ces services afin de définir un seul processus global.
