Définir une politique d'achat des moyens IT (serveurs - postes - tels - imprimantes)

Le système d’information peut vite représenter un budget conséquent pour une entreprise. Les achats de serveurs, postes de travail, imprimantes multifonctions et téléphones pèsent à eux seuls un poids important, sans compter tous les coûts liés à l’acquisition ou la location de logiciels.

La mise en place d’une politique d’achat est un pré-requis pour conserver la maîtrise de ces coûts :
- Elle facilite les négociations auprès des fournisseurs grâce aux achats groupés ;
- En centralisant les demandes, elle permet de s’assurer que le parc informatique reste homogène et conforme aux exigences de conformité et de sécurité ;
- Elle permet à l’entreprise de connaître précisément les coûts associés à l’informatique, chose difficile si chaque service ou entité gère ses achats dans son coin.

Une politique d’achat doit d’abord préciser qui dans l’entreprise peut effectuer des achats informatiques : il faut notamment indiquer si tous les achats doivent passer par le département informatique ou bien si les autres départements peuvent avoir une certaine autonomie. Si l’entreprise possède des filiales, il faut aussi spécifier si tous les achats doivent passer par le groupe, ou pas.

La politique d’achat peut détailler les différents niveaux de responsabilités :
- Qui peut déposer une demande ?
- Qui peut valider cette demande ?
- Qui peut signer le contrat ?

Elle doit aussi lister les équipements et solutions concernés.

Il faut ensuite définir les conditions d’achats :
- Budget alloué pour chaque type de bien ;
- Fréquence de renouvellement des équipements ;
- Fournisseurs autorisés, mais aussi fournisseurs interdits le cas échéant ;
- Processus d’achat (appels d’offres, achats en ligne, etc.) ;
- Modalités à prévoir dans les contrats, et types de contrats acceptés (achat, location, contrats de maintenance, Open Source…) ;
- Normes et réglementations à respecter.

Afin de recueillir les besoins des métiers, le département informatique doit mettre en place un outil de centralisation des demandes. Une telle solution permet aussi d’attribuer des priorités aux demandes d’achats, afin de faciliter l’arbitrage dans le cas, fréquent, où existent des contraintes budgétaires.

Enfin, les achats informatiques demandent souvent la validation de plusieurs services, surtout quand les montants en jeu sont élevés. DSI, responsable de la sécurité, direction des achats voire même direction générale peuvent être impliqués. Il faut donc prévoir un workflow de validation pour faciliter et accélérer ces étapes.