Identifier les principaux consommables

Dans les bureaux, les principaux consommables associés à l’informatique concernent l’impression de documents : il s’agit d’une part du papier, d’autre part des toners, tambours et cartouches d’imprimante.

Les toners et tambours sont utilisés par les imprimantes laser et les photocopieurs : le toner contient l’encre sous forme de poudre, et le tambour est l’unité permettant de chauffer cette poudre afin de la fixer sur le papier. Les imprimantes à jet d’encre fonctionnent quant à elles avec des cartouches d’encre liquide. Il existe différents formats de cartouches, permettant d’imprimer un nombre plus ou moins important de pages.

Le responsable chargé de gérer les approvisionnements doit surveiller les stocks et savoir quand passer commande. Pour cela, il doit être capable d’évaluer les besoins en répondant à quelques questions simples :
- Quel(s) modèle(s) d’imprimantes utilisez-vous ?
- Imprimez-vous en monochrome ou en couleur ?
- Combien de pages imprimez-vous par mois ?
- Connaissez-vous la durée de vie moyenne des tambours (généralement indiquée par le fabricant) ?
- Avez-vous besoin de papiers spéciaux (pour imprimer des photographies ou des documents en grand format par exemple) ou bien des simples feuilles A4 suffisent-elles ?
- De quelle place disposez-vous dans vos locaux pour stocker les consommables ?

Les consommables peuvent coûter cher, notamment les toners qui permettent d’imprimer de gros volumes de documents. Il est donc plus que conseillé de comparer les prix. N’hésitez pas à consulter plusieurs revendeurs afin de trouver les meilleurs tarifs. Acheter en lot peut aussi vous permettre d’obtenir des réductions intéressantes, dès lors que vous avez suffisamment d’espace de stockage.

Attention, si votre matériel a déjà quelques années, pensez à vérifier régulièrement que les consommables nécessaires sont faciles à se procurer.

Pour maîtriser les coûts associés aux consommables, les entreprises ont tout intérêt à mettre en place des politiques internes de réduction du papier. Inciter les salariés à réduire leur volume d’impression est à la fois bon pour l’environnement et pour les finances de l’entreprise.