Mettre en place une messagerie d'entreprise (email)

La messagerie d’entreprise est le premier outil collaboratif à mettre en place. Sa fonction initiale est de permettre l’envoi et la réception de messages électroniques (emails), mais bien d’autres fonctionnalités peuvent s’y ajouter :
- Outils de sécurité (antivirus, antispam, chiffrement…) ;
- Outils de recherche ;
- Création de groupes et de listes de diffusion ;
- Outils de sauvegarde, pour ne pas perdre de précieux échanges.

Certaines solutions de collaboration intègrent également des outils complémentaires, comme la messagerie instantanée ou l’agenda partagé.

Pour mettre en place une messagerie d’entreprise, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Des serveurs de messagerie propriétaires, type Microsoft Exchange ou IBM Lotus Notes ;
- Des serveurs Open Source comme Zimbra ou BlueMind ;
- Des solutions SaaS, comme Google Suite.

Vous devez d’abord choisir si vous souhaitez un serveur installé chez vous ou une solution hébergée chez un prestataire. Si vous ne disposez pas en interne des compétences nécessaires pour configurer un serveur de messagerie, il est conseillé d’opter pour une solution en mode hébergé, voire une offre SaaS.

Il faut aussi vérifier la compatibilité de la solution avec les clients de messagerie que vous utilisez : MS Outlook, Mozilla ThunderBird, IBM Notes, Apple Mail, Webmail…

Trois protocoles sont utilisés pour l’envoi et la réception de messages électroniques :
- SMTP
- POP
- IMAP

Le protocole IMAP est aujourd’hui le plus usité, étant le seul à permettre la consultation des emails professionnels à distance depuis plusieurs terminaux (ordinateur portable, smartphone, …).

Dernier point à considérer lors de la mise en place d’une messagerie d’entreprise, le choix du nom de domaine. Il est fortement recommandé de choisir un nom de domaine professionnel plutôt qu’un suffixe comme « @gmail.com » ou « @yahoo.fr ». Idéalement, ce nom de domaine doit faire référence à votre entreprise, reprenant son nom commercial ou celui d’une de ses marques.

Lors du déploiement, il est souhaitable de définir une charte pour la création des adresses emails de vos collaborateurs, afin qu’elles soient toutes sur le même format : “Nom.Prénom@monentreprise.com”, “InitialesPrénom.Nom@monentreprise.com”, etc. En choisissant le format, pensez au cas où plusieurs collaborateurs ont le même nom ou le même prénom, afin de prévoir une alternative pour différencier leurs adresses.