Optimiser ses couts d'impression

De récentes études ont pointé l’importance des coûts d’impression dans une entreprise qui représenteraient jusqu’à 5% du chiffre d’affaires ! On comprend mieux pourquoi les entreprises se penchent désormais sur ce poste et adoptent des stratégies afin d’en diminuer le coût. Plusieurs actions sont en effet à mettre en place afin d’optimiser les coûts d’impression.

Les études à réaliser en amont pour réussir à optimiser ses coûts d’impression

Avant toute chose, il est primordial d’effectuer un audit du parc d’impression afin d’en comprendre les coûts inhérents. Cette étude doit porter autant sur le parc d’impression en lui-même que sur les pratiques d’impression. En effet, l’un ne va pas sans l’autre, il est capital de sensibiliser les collaborateurs et de les éduquer aux bonnes pratiques au travers d’une politique d’impression, qui peut inclure la mise en place de la GED (Gestion Electronique de Documents).

L’audit va mettre en exergue les points qui sont performants et ceux qui ne fonctionnent pas. Il est ainsi ensuite possible d’harmoniser le parc d’impression en sélectionnant les solutions adaptées aux besoins de l’entreprise, et donc, d’atteindre des coûts plus en adéquation.

Cette étude va également permettre de rationaliser le parc, en mutualisant les équipements, action qui permet là encore de réaliser des économies.

Les actions à mettre en place pour diminuer et optimiser les coûts d’impression

Pour rationaliser le parc d’impression, plusieurs pistes sont à étudier. Il est en effet possible de réduire le nombre de périphériques, en choisissant une machine multifonction utilisée par le plus grand nombre, plutôt que des utilisations quasi individuelles. Externaliser certaines impressions peut également être source d’économie selon l’entreprise.

Il est par ailleurs indispensable de choisir la bonne technologie d’impression, adaptée aux besoins de l’entreprise (volume d’impression et taux de remplissage couleurs). Il en va de même pour les consommables, pour lesquels deux solutions sont particulièrement indiquées : les cartouches très haute capacité, qui permettent de réaliser jusqu’à trois fois plus d’impressions qu’une cartouche classique, ou encore le coût à la page, où les seules pages imprimées sont facturées.

Enfin, l’entreprise doit penser à revoir ses contrats, en privilégiant la souscription de formules complètes, avec la fourniture des consommables et l’entretien. Il est conseillé de signer avec un seul fournisseur pour la gestion globale du parc afin de négocier des tarifs plus avantageux.