La mise à jour et le classement des dossiers confidentiels
Les documents confidentiels d’une entreprise doivent être classés dans un endroit précis pour que les informations présentes ne soient pas découvertes par n’importe qui. Les directeurs disposent souvent d’un coffre-fort dans leur bureau pour les stocker. D’autres entreprises disposent d’une salle spécifique avec un accès restreint. Néanmoins, les risques de divulgation ne sont pas à épargner. La divulgation de certaines informations peut avoir des conséquences graves sur l’activité de la société. Dans ce genre de cas, les assurances refusent la prise en charge pour négligence. C’est pourquoi il est recommandé d’avoir un système de classement efficace pour les données sensibles.
Comment faire pour les documents électroniques ?
Les fichiers électroniques sont les plus exposés au piratage. Du coup, les ordinateurs qui contiennent des informations confidentielles doivent être fortement sécurisés par des mots de passe. Le PC, les dossiers, les sous-dossiers et les documents doivent être sécurisés au maximum. Chaque mot de passe doit être mis à jour régulièrement pour diminuer le risque.
La gestion des dossiers physiques confidentiels
Lorsqu’un dossier sensible est entre les mains d’une personne malhonnête, cela peut entraîner la perte totale d’une société. C’est pourquoi tous les documents doivent être évalués avant le classement. Vous devez prendre le temps de lire les contenus de tous les dossiers que vous allez archiver.
1- Comment identifier un dossier sensible ?
Avant de ranger un dossier, il est toujours indispensable de lire les contenus. Si vous constatez des données qui risquent de discréditer la notoriété de votre société, il vaut mieux les placer dans un endroit sûr. Si vous avez des doutes, il est plus prudent d’en aviser votre supérieur et d’évaluer l’importance des informations intégrées ensemble.
2- Le mode d’évaluation des risques
Une simple identification des pièces comportant des données confidentielles n’est pas suffisante. Il faut aussi évaluer les risques qui s’y attachent. Une divulgation des informations peut survenir et entraîne l’atteinte à la vie privée de la société. Une diffusion dans les médias pourrait engendrer une perte financière importante. Et la perte irrémédiable des documents compromet l’image et la notoriété de l’entreprise.
Pour préserver les dossiers confidentiels d’une société, une totale prudence est demandée. Les documents doivent être placés dans des endroits bien sécurisés, c’est primordial. Vous devez donc jouer votre rôle d’office manager dans ce cas en assurant la protection de votre entreprise, de son activité et de ces documents en question.
