Le métier d'Office Manager peut-il se faire ubériser ?

En 2021, la grande inquiétude pour un grand nombre de métiers, c’est de se faire ubériser. Le métier d’Office Manager n’échappe à ce questionnement : est-il possible que le métier se fasse prochainement ubériser ?

Avant tout, il est important de définir la notion d’ubérisation :

Le terme ubérisation a été formé à partir du nom de l’entreprise Uber, que l’on connaît tous, à moins de vivre dans une grotte. L’ubérisation, c’est quand un modèle basé sur les nouvelles technologies entre en concurrence frontale avec un modèle basé sur l’économie classique. L’ubérisation est souvent basée sur des plateformes digitales permettant de mettre en relation les prestataires et les demandeurs.

L’ubérisation déstabilise les modèles classiques en donnant un accès aux prestations plus facile à sa clientèle à des prix souvent plus intéressants. Le problème, c’est que l’ubérisation entraîne bien souvent une précarisation des prestataires auxquels elle fait appel, comme c’est le cas par exemple avec les livreurs de repas.

Quelques exemples célèbres d’ubérisation : Uber avec le métier de taxi (évidemment), Airbnb avec l’hôtellerie, ou encore Amazon Publishing pour l’édition.

Alors, le métier d’Office Manager peut-il être ubériser ? Les Office Manager seront-ils dans le futur considérés comme un simple service, que l’on peut commander quand bon nous semble via une application, en bénéficiant de prix attractifs ? 

Chez Magic Office, nous n’avons pas de boule de cristal pour vous proposer une réponse fiable à 100%, cependant nous pensons que non, le métier d’Office Manager ne se fera pas ubériser. On vous explique pourquoi dans cet article.

L’Office Manager a besoin de tisser des liens pour être performant

Chaque jour, l’Office Manager est en contact avec un nombre important de personnes : les collaborateurs bien sûr, mais aussi des interlocuteurs externes, les prestataires, les fournisseurs, les clients etc…

Il a besoin de tisser des liens avec tout cet écosystème pour être efficace dans sa communication, dans les différents échanges, et plus globalement dans la collaboration. L’Office Manager, quand bien même il bénéficie d’une certaine autonomie, joue à un sport d’équipe. La construction et le développement des différentes relations dont à besoin l’Office Manager pour être performant prend du temps et ne peut s’improviser du jour au lendemain.

Ne serait-ce qu’à travers les portraits d’Office Manager que nous réalisons, nous le voyons : les Office Manager sont des clefs de voûte des entreprises dans lesquels ils travaillent. Ils comptent beaucoup aux yeux des collaborateurs, et leur boulot ne se résume pas à la réalisation bête et méchante de certaines tâches. L’aspect humain est primordial.

Une ubérisation du métier suppose une interchangeabilité quasi sans-limite de l’Office Manager. Les liens que celui-ci doit créer pour être efficace sur son poste empêchent, ou du moins limitent très fortement cette interchangeabilité. 

Les seuls cas dans lesquels cette interchangeabilité est éventuellement possible sont la réalisation de certaines tâches ultra précises, celles dont le lien avec la culture d’entreprise est moins évident, comme les tâches comptables par exemple. Mais il reste inconcevable de résumer le métier d’Office Manager à un ensemble de tâches opérationnelles, ce serait très mal connaître le métier.

Impossible donc de parler d’ubérisation sur l’ensemble du périmètre d’action de l’Office Manager, bien trop dépendant des liens tissés avec les collaborateurs, et donc encore et toujours de la culture de l’entreprise et de l’aspect humain.

Une internationalisation difficile

Dans un business model “ubérisé”, les marges sont très faibles. Il faut donc de très gros volumes pour être rentable. Comment obtiens on d’énorme volume ? Avec une stratégie internationale ! À bien y regarder, c’est le cas de beaucoup d’acteurs, comme Airbnb, Uber etc…

Cependant, il existe de grosses barrières à l’entrée pour à l’internationalisation, et donc à l’ubérisation de l’Office Management. Il s’agit des facteurs liés au métier même : facteurs juridiques, administratifs, comptables, ou encore de Ressources Humaines. Ceux-ci varient bien-sûr selon les pays, et complexifient énormément la tâche de tout acteur souhaitant ubériser l’Office Management.

L’Office Manager traite des informations confidentielles

Un Office Manager a accès, et utilise, des informations sensibles, voire confidentielles. Il peut s’agir d’informations concernant la trésorerie de l’entreprise, le dossier des salariés, les fiches de payes etc… 

Dans ce contexte, il est difficile d’imaginer faire confiance à des “inconnus” et de confier ces informations confidentielles si facilement. Une barrière à l’entrée supplémentaire à l’ubérisation, donc.

Ce qui fonctionne dans une entreprise ne fonctionne pas forcément dans une autre

Ubériser le métier d’Office Manager, ce serait considérer qu’une prestation qui fonctionne dans une entreprise va forcément fonctionner dans une autre.

Sauf que la réalité est bien différente. Chaque entreprise est différente, dispose de sa propre culture d’entreprise, de ses propres valeurs, de ses propres façons de faire.

L’Office Manager participe à façonner ces éléments, mais il doit aussi s’y adapter lorsqu’il arrive dans l’entreprise. L’ensemble des actions qu’il propose doivent évidemment être en phase avec le profil de l’entreprise. Pour résumer, le travail de l’Office Manager est “ultra-personnalisé”, et ne peut se contenter de rester en surface. Difficile dans ces conditions d’imaginer parler d’ubérisation.

N’est pas Office Manager qui veut

Une ubérisation du métier d’Office Manager supposerait également qu’il y est peu de barrières à l’entrée pour devenir Office Manager. En résumé, il faudrait qu’il soit facile et très accessible d’être Office Manager, pour ensuite pouvoir proposer des Office Manager à des prix ultra compétitifs.

Or cela n’est pas le cas. Si en France, il n’existe encore pas à proprement parler de diplômes spécifiques au métier d’Office Manager, un grand nombre de compétences sont nécessaires. Ces compétences peuvent bien sûr être accumulées via certains diplômes, mais c’est surtout sur le terrain, par l’expérience professionnelle qu’elles se développent réellement.

En bref, plus un métier comporte des barrières à l’entrée, côté plateformes, comme côté prestataires, plus son ubérisation est difficile. Ce qui est bel et bien le cas pour le métier d’Office Manager.

Le Freelancing représente-t-il une ubérisation du métier d’Office Manager ?

À travers le Freelancing, et les plateformes de Freelance référençant des Office Manager, on pourrait tout à fait se poser la question : le Freelancing représente-t-il une ubérisation du métier d’Office Manager ?

Pour cela, il est nécessaire de savoir à quel moment les entreprises font-elles appel à des Office Manager Freelance. Voici ces différents cas de figure :

L’entreprise n’a pas à ce stade besoin d’un Office Manager à temps plein, un ou deux jours par semaine suffisent.

Quand bien même l’Office Manager travaille un ou deux jours seulement par semaine pour l’entreprise, la relation est fixée pour être à moyen/long terme. On imagine mal une entreprise faire appel chaque semaine à un Office Manager Freelance différent, cela n’a d’intérêt pour personne. Il ne s’agit donc en aucun cas d’une ubérisation.

L’entreprise à besoin de souplesse, ce que peuvent offrir les Office Manager Freelance

L’entreprise ne dispose alors pas forcément des ressources (notamment financières) nécessaires pour embaucher un Office Manager à temps plein. Elle n’est pas non plus certaine de pouvoir s’offrir les services d’un Office Manager Freelance de manière régulière, avec un nombre de jours/semaine fixée à l’avance. Ce cas s’apparente finalement au cas précédent. Les ressources de l’entreprise et son stade de développement sont bien souvent les seules limites, mais l’entreprise à tout aussi intérêt à travailler une seule et même personne. Pas d’ubérisation non plus, donc.

L’entreprise a besoin d’un Office Manager Freelance pour remplacer son Office Manager, en congé maternité/paternité/maladie…

Dans ce cas de figure, il s’agit d’une situation temporaire, dû à un congé de l’Office Manager salarié. Cela montre bien le caractère indispensable de l’Office Manager, qu’il est nécessaire de remplacer lorsqu’il s’absente. Ce type de prestation intervient généralement lorsque le congé de l’Office Manager est relativement long, ce qui laisse tout le temps à l’Office Manager Freelance d’appréhender l’entreprise, sa culture, et de s’y adapter. Encore une fois, pas d’ubérisation en vue.

L’entreprise a besoin d’un Office Manager Freelance pour une tâche donnée et précise

C’est dans ce dernier cas que l’ubérisation pourrait sembler la plus proche. Sur une tâche donnée et précise, l’importance de la culture d’entreprise et de l’aspect humain est moindre relativement à l’intégralité du scope de l’Office Manager. Toutefois ce serait oublier une chose : plusieurs échanges sont nécessaires, même dans ce cas de figure pour que l’Office Manager puisse faire le job. Échanges téléphoniques, devis, allez-retours etc… La tâche ne se commande pas en 2 clics. Toutefois, si ce n’est pas encore le cas en France, nous pouvons tout de même parler d’une certaine ubérisation sur certaines plateformes de Freelance, notamment avec Upwork aux Etats-Unis, où il est possible de “commander” facilement des prestations précises. Mais encore une fois, cela concerne une partie infime du périmètre de l’Office Manager, et cela ne saurait représenter toute la complexité de cette profession.

Enfin, il nous paraissait important de préciser, que bien souvent, les Office Manager Freelance se voient proposer des contrats en CDI, notamment dans les cas où l’entreprise se développe, et a maintenant besoin d’un Office Manager à temps plein. Difficile donc de parler d’ubérisation.

Pour conclure

Le métier d’Office Manager paraît difficilement ubérisable, de par les liens très étroits qui doivent être tissés entre l’Office Manager et la culture de l’entreprise et surtout, les collaborateurs. Ce n’est qu’ainsi qu’un Office Manager pourra être performant. 

Certains aspects complexifient fortement une ubérisation du métier, notamment les différences juridiques, administratives ou encore comptable à l’international, mais aussi le fait que l’Office Manager traite des données confidentielles.

De plus, le métier d’Office Manager est un métier qui demandent de nombreuses compétences, ne pouvant être acquises qu’après une certaine expérience professionnelle, ce qui représente une énorme barrière à l’entrée pour des acteurs qui souhaiteraient ubériser le métier.

Quand bien même il pourrait être légitime de se poser la question “le Freelancing représente-t-il une ubérisation du métier d’Office Manager”, nous avons vu précédemment que ce n’était pas le cas. 

Il convient toutefois de nuancer avec la seule ubérisation possible du métier d’Office Manager : la réalisation de tâche ultra précises, pour des prestations one shot. Mais le métier d’Office Manager est bien plus complexe, et représente bien plus qu’un ensemble de petites tâches opérationnelles misent bout à bout. L’aspect humain est, peut-être plus que dans n’importe quel autre métier, capital. Cette ubérisation possible n’est donc pas réellement apparenté au métier d’Office Manager, mais seulement à une infime partie de son scope.

L’Office Manager doit toutefois être conscient que certains sujets gravitant autour de son métier sont eux, en train d’être ubérisé. C’est notamment le cas pour certaines prestations de services, pour la réservation d’espace de travail, ou encore pour le recrutement. Cette prise de conscience est importante pour que l’Office Manager puisse s’adapter à ces changements plutôt que de les subir !