Le portrait d'Elyse, Office Manager chez UbiCast !

Cette semaine, c'est Elyse, Office Manager chez UbiCast qui répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour Elyse, où travaillez-vous ?

Bonjour, je travaille depuis 1 an pour la société UbiCast. UbiCast est le leader européen sur le marché de la création et partage de contenus videolearning Rich Media. Nous proposons des solutions couvrant l’ensemble du cycle de vie d’une vidéo, de sa production à sa diffusion. 

Notre solution principale est une plateforme vidéo privée qui intègre une dimension pédagogique. 

Nos solutions sont intuitives et automatisées, ce qui permet aux utilisateurs non spécialistes d’enregistrer et de partager leurs présentations en toute autonomie ; ces derniers peuvent ainsi facilement créer, partager, former et communiquer en vidéo. 

Nous comptons parmi nos clients les plus grandes universités du monde. 

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Après un Master en communication, j’ai travaillé tout d’abord comme chargée d’événements pour un lieu de réception puis comme responsable du service séminaire d’un hôtel parisien. Après plusieurs années à n'être concentrée que sur l'aspect commercial et les relations client, l’envie de changement s’est peu à peu fait sentir. 

Je n’étais plus en phase avec le métier de commercial, j’avais envie de plus « d’humain » dans ma vie professionnelle. L’idée d’une réorientation professionnelle s’est imposée mais, je n’avais aucune idée du métier vers lequel je voulais me tourner. 

J’ai alors fait des listes (c’était déjà un premier signe !). La liste de ce que j’aimais dans mon travail, ce que je n'aimais pas, ce à quoi j’aspirais, ce qui me faisait vibrer, mes aspirations, mes compétences, mes connaissances, mes axes d'amélioration… La conclusion qui s'est imposée à moi a été que je voulais un métier avec un vrai sens humain, un métier polyvalent qui me permettrait d'apprendre chaque jour et d'organiser (j'adooooore organiser et planifier). J'adore passer d'un sujet à l'autre, ne pas savoir à quoi va ressembler ma journée, être présente pour mes collègues et toucher un peu à tout. 

Mais à ce moment-là, je ne savais pas quel métier pouvait correspondre à cela et je n’avais jamais entendu parler du métier d’Office Manager. 

Un jour dans le cadre de mes activités bénévoles, nous discutions entre nous et l'une des bénévoles nous a parlé de son métier d'Office Manager. Ça a tout de suite était une évidence! 

Avez-vous suivi des études en rapport avec l'Office Management ? Si oui, lesquelles ?

Absolument pas ! 

J’ai eu la chance dans toutes mes précédentes expériences professionnelles de toujours être en contact avec la direction. J’ai donc "involontairement" accumulée des notions en RH, compta et administratif en complément de mes autres compétences professionnelles. C'est cette pluralité de connaissances qui m’a permis de glisser naturellement vers le métier d’Office Manager. 

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Pour vous, quels sont les complexités du métier au quotidien ?

Tout d’abord, la multitude de sujets abordés ! Les postes d’OM sont très variés. Personnellement, je touche autant aux ressources humaines, qu’à l’administratif général, la compta courante, les services généraux, un peu de gestion de stock, la cohésion d’équipe… Sans être expert, il faut avoir de solides bases dans tous les domaines et entretenir en permanence ses connaissances. 

Il faut également être curieux, organisé, savoir passer d'un sujet à l'autre, repérer les urgences et savoir jongler entre elles, être rigoureux et être capable de gérer le stress pour pouvoir gérer la multitude de dossier qui arrive de façon inopiné sur son bureau. 

Quels sont les super pouvoirs dont a besoin un Office Manager ?

Son calme, son organisation et sa bonne humeur ! L'organisation permet d'éviter bon nombre de galères. Le calme et la bonne humeur peuvent régler 99,99% des problèmes restants! 

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Quelles compétences souhaiteriez-vous acquérir dans les 6 prochains mois ?

J'ai pour projet de passer une formation centrée sur le financier. 

J'aimerais comprendre le plan comptable, le bilan financier, les flux de trésoreries… En gros ne plus avoir l'impression que la DAF et le comptable parlent une langue inconnue! 

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Je suis assez old school: mes listes Todoist, mon cahier sur lequel je prends toutes mes notes et toutes les applications Google 

Pour vous, la transformation digitale de l’Office Management, c’est quoi ?

Dire adieu aux armoires de classeurs et aux archives! 

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Désespérée? 

Plus sérieusement, je travaillerais toujours dans l'événementiel ou comme assistante de direction. 

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Une journée sans imprévu. 

Un mot de remerciement d'un collègue (voir une livraison surprise de boules de bain!).