Le portrait de Ingrid, Office Manager chez phData !

Passionnée par le bien-être des salariés, Ingrid travaille chez phData, une entreprise Américaine dans le secteur de l'IT. Elle répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour Ingrid, où travaillez-vous ?

Bonjour, je travaille pour phData, une entreprise Américaine dans le secteur de l'IT.  phData, c'est le plus grand fournisseur de services pur-play pour les grandes plates-formes de données, l'ingénierie des données et l'apprentissage machine.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai commencé à travailler en tant que Coordinatrice RH et Office Manager il y a 4 mois. Toutefois, dans mes précédentes expériences, j'ai pris des initiatives qui peuvent être considérées comme les missions d'un office manager. Très vite, je suis devenue passionnée par le bien-être des salariés , ainsi qu’aux différents moyens efficaces pour retenir les talents au sein d'une entreprise.

Je trouve que ce type de poste est "challenging"! En effet, il faut savoir innover, être à l'écoute des différents collaborateurs, pour répondre au mieux à leurs besoins, mais aussi pour les faire participer le plus possible à la vie en entreprise. Le secteur de l'IT est un secteur très compétiteur; c'est pourquoi, il nécessite d'avantage le besoin d'une personne dédiée aux salariés.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l’Office Management ?

Malheureusement non, je pense qu'aujourd'hui aucune formation adéquate n’est proposée pour devenir le "couteau suisse" de l'entreprise ; c'est un métier qui ne s'apprend pas, mais qui se vit! On devient de "bons" offices managers par l'expérience. Cependant, en ce qui concerne le bien-être en entreprise, j'ai suivi une formation incroyable, à proximité de Paris, organisée par la Fabrique Spinoza, que je recommande à tous les OM. Celle-ci était riche en contenus et j'ai rarement vu des intervenants aussi investis et passionnés par leurs sujets.

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Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?

Une bonne journée d'Office Manager ne se démarre jamais sans avoir organisé la journée à venir pour anticiper et mieux gérer les imprévus. Pour moi, l’organisation reste une des qualités les plus importantes pour ce type de poste. "Google Agenda is my friend!" Je rajouterais avec une grande tasse de café !

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

Les galères d'un Office Manager, c'est savoir dire non avec diplomatie , gérer les imprévus, savoir se faire entendre lorsqu’une demande sans importance arrive alors qu'on a un dossier à clôturer dans les 15 minutes. C'est apprendre à gérer le stress quand notre to-do list du jour n'est cochée pour moitié alors qu'il est 17h00 !

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Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Un Office Manager a clairement besoin de reconnaissance , et malheureusement, ce n'est pas toujours d'actualité.

Ce qui remonte le moral, c’est de voir que nos actions ont un impact (bénéfique) sur le quotidien des salariés. Parfois, un simple geste, un sourire, un merci…suffit pour nous remonter le moral. Voir de la joie sur le visage des salariés ou encore leur enthousiasme à l'idée de participer au quotidien de l'entreprise.

Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?

Faire participer les salariés dans l'organisation des déjeuners hebdomadaires. En effet, chaque vendredi, nous offrons le lunch à tous les salariés, le but étant de leur offrir un moment convivial où on se retrouve tous. Je fais désormais participer un ou deux salariés par lunch, ils m'aident à choisir le type de cuisine, à préparer la salle et à nettoyer celle-ci après chaque repas.

Je suis également à la recherche d’activités que nous pourrions réaliser durant ces déjeuners pour donner encore plus de sens à ces moments.

Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

Malheureusement, pour ma part, ça n'arrive pas souvent. … J’imagine qu'ils partagent leurs idées, leurs frustrations et qu’enfin ils se sentent compris par quelqu’un. Ils peuvent s'entraider et étudier ensemble les problématiques qu'ils rencontrent dans leur quotidien ou encore échanger sur les futurs "trends" et les idées innovantes à mettre en place.

Le métier d’Office Manager manque-il de reconnaissance ?

Oui et non. Nous sommes embauchés pour nous occuper de la vie quotidienne des salariés. Toutefois, ces derniers ne réalisent pas toutes les actions effectuées pour eux au cours d'une journée type. Alors, oui parfois le manque de reconnaissance  existe. Je reste persuadée que pour être bien dans ce rôle, il faut aimer ses salariés, aimer son entreprise et lui être dévoué..

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Anciennement, dans la communication, je pense que je retournerais dans ce domaine. En effet, parfois le côté créatif me manque. Même si j'essaie de l'appliquer au sein de mes missions. Un Office Manager a beaucoup de tâches qui ne font pas appel à la réflexion, mais à l'exécution.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

Mon conseil est simple, sachez que vous devez être le salarié le plus dévoué à l'entreprise donc choisissez une entreprise qui vous plaît vraiment ! Au niveau de la culture d'entreprise , des collaborateurs, des fondateurs. Pour moi, le poste nécessite un climat de confiance, un budget, de la flexibilité et la possibilité de prendre de nombreuses initiatives afin d'être épanouie.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, c'est d'être la coordinatrice de tous ces sourires et cette gaieté.

Un petit mot pour terminer ?

Don’t worry, be happy!