Le portrait de Manon Office Manager chez Kapten !

16/01/2020

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Manon est Office Manager chez Kapten, les célèbres VTC. Elle répond à nos questions pour le portrait de la semaine !

Bonjour Manon, où travaillez-vous ?

Bonjour, je travaille chez Kapten, une boîte qui fait du VTC. On met en relation des chauffeurs disponibles avec des personnes qui ont besoin de se déplacer.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Après mes études j'ai eu des expériences très diverses qui ne me convenaient pas (précarité, ennui et incertitude) et après un bilan sur mes compétences et mes moteurs professionnels avec l'APEC, j'ai postulé pour une offre d'Office Manager, sans vraiment connaître le job. Simplement, la description du profil matchait parfaitement, les tâches décrites me plaisaient et le côté central de l'Office Manager m'a attiré.

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

À partir du moment où je peux interagir avec d'autres personnes, je suis de bonne humeur. Et c'est important avec le côté très collaboratif du métier d'Office Manager, il faut aimer travailler avec une multitude d'acteurs très différents.

Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

C'est faire un peu tout pour que la machine d'une boîte fonctionne et que les collaborateurs soient dans un état optimal pour travailler sereinement et efficacement.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Slack, Jira et toute la suite Google

Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

J'ai mis en place un outil de ticketing (Jira) avec une adresse mail où les collaborateurs peuvent m'envoyer leurs demandes et besoin. Je me crée aussi mes propres tickets, et j'en obtiens une sorte de todolist interactive que je peux modifier et prioriser comme je veux. Ça me permet aussi de tout garder en mémoire, et d'apporter du feedback aux collaborateurs lorsqu'une demande prend du temps : ainsi, ils n'ont plus l'impression que leur demande a été oubliée ou est passée à la trappe !

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ? Comment avez-vous réagi ?

L'organisation d'un voyage d'entreprise dans une ville Européenne, à préparer en 3 mois top chrono, alors que je venais d'arriver dans l'entreprise et que ma manager était en congé... Un sacré défi pour une prise de poste !

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Avoir réussi à organiser ce fameux voyage d'entreprise et d'avoir pris la parole en anglais devant 1200 personnes pour animer tout l'événement du Groupe.

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Je manque encore de confiance en moi lorsqu'il s'agit de négocier des contrats avec des prestataires, mais je me forme là-dessus et je suis bien aidée et entourée.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Aucune idée ! Peut-être à Kapten peut-être ailleurs, peut-être toujours Office Manager, peut-être pas.. je verrai où la vie et les opportunités me portent !

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Si vous êtes un peu perdus dans votre chemin professionnel, il est peut-être temps de prendre du recul, et de faire des bilans avec des professionnels de l'orientation. Je n'aurai jamais pensé au poste d'Office Manager sans cela, et c'est un poste qui me correspond beaucoup !