Le portrait de Nicolas, Office & Happiness Manager chez Upward Executive !

03/02/2021

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Cette semaine, c'est Nicolas, Office & Happiness Manager chez Upward Executive, qui répond à nos questions. Découvrez son portrait !

Bonjour Nicolas, où travaillez-vous ?

Hello :) Je m’appelle Nicolas, je suis Office & Happiness Manager chez Upward Executive. Upward est un Cabinet de chasseurs de têtes fonctionnant exclusivement par approche directe, avec une dimension pro-candidat très prononcée. Avec la spécialisation de nos consultants, c’est au cœur même de notre ADN !

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J’ai véritablement démarré ma carrière d’Office Manager en intégrant le Cabinet d’avocats de ma grand-mère. Le Cabinet fonctionnait vraiment à l’ancienne et il fallait tout moderniser, ce qui représentait un challenge qui me plaisait beaucoup de part ma passion pour l’informatique et les nouvelles technologies en général.

Et j’ai pris goût à ce métier : les missions diversifiées, l’impact sur la vie de l’entreprise et sur le quotidien des collaborateurs, les urgences à gérer... Ce n’est pas toujours simple, mais on ne s’ennuie jamais et c’est ce que j’aime le plus !

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Pas évident de répondre à une question pareille... Je pense être très à l’écoute des autres et capable de bien cerner les demandes, ce qui est à la fois une force en entreprise à mes yeux, mais peut également entraîner des situations chronophages parfois. Il faut réussir à faire la part des choses ;)

Je suis par ailleurs très orienté solution, j’essaie toujours de trouver le moyen de régler les problèmes qui se présentent ou a minima d’offrir plusieurs possibilités.

Enfin et c’est sans doute ce qui me permet de me donner à fond jour après jour, j’ai toujours placé l’humour au centre de ma vie et c’est une mission sacrée à laquelle je m’emploie pour faire sourire et rire mes collègues, mais moi également ! (charité bien ordonnée...) La bonne humeur n’empêchant nullement d’être sérieux et impliqué dans son travail, pourquoi s’en priver ?

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Comment votre journée est-elle organisée ? Avez-vous une routine spécifique ?

Je commence généralement ma journée (hors urgence éventuelle) avec un petit café ou thé face à mon écran, en épluchant mes mails et en réorganisant ma todo list qui évolue sans cesse... en étant persuadé chaque matin que je parviendrai à en venir au bout avant le soir (l’espoir fait vivre !)

Je m’attèle ensuite à mes dossiers de fond, entrecoupés par les demandes diverses de mes collègues (IT, RH, etc)... Il n’est pas toujours simple de rester concentré mais j’arrive le plus souvent à trouver la souplesse nécessaire pour répondre aux sollicitations tout en ne prenant pas (trop) de retard sur mes sujets.

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

Les galères d’un Office Manager ? Elles peuvent prendre tellement de formes... Le serveur qui gère nos bureaux « cloud » qui nous lâche juste au moment de quitter le bureau, une coupure de courant dans les locaux, la plateforme SIRH qui se met à planter en pleine clôture de paie, la gestion des relations humaines en open space (le bruit, le chaud vs le froid...)... et en exclusivité cette année une petite pandémie avec les petites contraintes sanitaires qui l’accompagnent... Ce ne sont pas les sujets qui manquent !

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Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Je ne sais pas pour les autres OM, mais en ce qui me concerne, les petits messages de remerciement que je reçois régulièrement (et parfois même des petits chocolats !) me touchent beaucoup et me permettent de me rappeler que ce que je fais est utile. Il peut être facile de se décourager certains jours, heureusement, les sourires et la sympathie de mes collègues me permettent de retrouver ma fougue et mon énergie :)

En outre, voir se concrétiser les projets sur lesquels je travaille est une vraie joie !

Une chose que vous avez mise en place dont vous êtes particulièrement fier ?

Il y a plusieurs projets menés à bien dont je suis fier (migration de notre infrastructure IT, mise en place de notre plateforme SIRH notamment), mais celui qui m’a certainement le plus marqué est notre emménagement dans nos locaux actuels il y a quelques années. Nous avons quitté des bureaux qui étaient bien trop petits et plus en état pour nous installer dans des locaux comme neufs, lumineux, adaptés à la taille de nos effectifs et de nos besoins opérationnels... et le tout s’est déroulé sans aucun problème, ce qui est une performance !

Quand deux Office Managers boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

C’est une bonne question, je dois reconnaître que je manque de temps en général pour rencontrer et discuter avec mes pairs... Je suppose que l’échange de bonnes techniques et de bon prestataires doit être au cœur des conversations.

Promis, j’essaierai bientôt !

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

Dans 5 ans ? J’aimerais évoluer et disposer de responsabilités supplémentaires, continuer à gérer des projets d’envergure (c’est extrêmement motivant !).

En clair, je me verrais bien Responsable des Services Généraux, Directeur des Fonctions Supports ou pourquoi pas DAF... Je pensais également me présenter un jour aux élections présidentielles mais avec un peu de recul sur la situation actuelle, je crois que ce serait une fonction légèrement trop prenante ;)

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Je pense que tout Office Manager connaît ce principe par cœur : on ne peut pas tout gérer en une journée, il faut être capable de hiérarchiser les priorités et accepter de reporter certains sujets au lendemain (plus facile à dire qu’à faire !)

À celles et ceux qui souhaiteraient embrasser cette profession, je dirais simplement ceci : foncez, c’est un super boulot :)

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, vue à travers mes yeux d’Office Manager, c’est parvenir à traiter 70 à 80 % de ma todo list du jour, tout en ayant répondu aux demandes de mes collègues dans la journée, le tout en parvenant à terminer suffisamment tôt pour dîner avec mon épouse et ma petite fille :)