Le respect de l’environnement en entreprise

L’empreinte carbone est une notion décisive qui fait progressivement son entrée dans notre quotidien. Recyclage, choix préférentiel de l’eau du robinet, interdiction des produits en plastique à usage unique (paille, gobelets), encouragement de la gourde par rapport à la bouteille en plastique, ampoules écoresponsables… les bons réflexes gagnent du terrain, et ça, c'est plutôt cool pour la planète !

Mais qu’en est-il dans le monde de l’entreprise ? Après s’être cantonnée à la notion de RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise), la préoccupation environnementale est désormais partie intégrante de la performance globale de l’entreprise. A ce niveau, le rôle de l’Office Manager sera d’accompagner les équipes sur la voie de l’efficacité énergétique et de la réduction de l’empreinte carbone de l’organisation. Let's go !

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Le rôle de l’Office Manager

L’une des facettes du rôle de l’Office Manager est d’être un catalyseur du changement, positif s’entend. Il va de soi que la mise en place, et surtout la réussite d’une stratégie de respect de l’environnement en entreprise impose des changements d’habitudes et de mentalités. C’est une prise de conscience progressive, une démarche d’accompagnement à laquelle devra s’atteler l’office manager. 

Pour arriver à changer les comportements de manière durable, une campagne de sensibilisation des collaborateurs au respect de l’environnement devra être menée, de concert avec les différents chefs de département ou de Business Units. Cette campagne devra impliquer l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise : des collaborateurs aux fournisseurs, en passant par les visiteurs. Généralement, la sensibilisation des collaborateurs ne demande pas d’investissement financier important, mais ne commettez pas l’erreur de sous-estimer les moyens humains nécessaires à sa mise en œuvre. En effet, animer une campagne de sensibilisation au respect de l’environnement en entreprise consommera du temps et de l’énergie, et nécessitera de la persévérance pour implémenter les changements dans la durée. N’oublions pas que les vieilles habitudes ont la peau dure… On n’est jamais à l’abri d’un « on a toujours fait ça comme ça ! ». 

In fine, l’Office Manager, en sa qualité d’initiateur du changement, devra se charger de montrer l’exemple notamment par la mise en place de pratiques et de process plus écoresponsables. Toutefois, cela ne doit pas omettre le fait que c’est l’entreprise, dans son ensemble, qui devra s’engager sur la voie de l’éco responsabilité. En cela, le soutien du management est essentiel. Qu’il s’agisse d’une campagne ponctuelle ou d’une démarche qui s’inscrit plutôt sur la durée, le respect de l’environnement doit être l’affaire de tous en entreprise, et la hiérarchie devra s’y impliquer activement ! Il s’agit d’une condition sine qua non à la crédibilité et à la réussite du projet, l’implication du personnel découlant souvent d’une impulsion verticale et du soutien affiché et constant de la direction au respect de l’environnement en entreprise.

Jasser JEBABLI

Co-fondateur du Think Do Tank écologique, Parti Civil
Consultant en Energie et Environnement
Président de l’incubateur de l’engagement citoyen CIVIL IMAPACT
Conseiller Climat et Jeunesse à l’Envoyé Spécial à la Jeunesse auprès des Nations Unies

Sensibiliser, c’est faire adopter de nouveaux comportements !

En termes simples, sensibiliser les collaborateurs à une démarche de respect de l’environnement en entreprise va au-delà de la simple action d’informer, de faire passer un message. L’action devra amener, éventuellement, à un changement de comportement. C’est le but de toute démarche de sensibilisation : susciter l’intérêt et motiver en vue de faire adopter un comportement adéquat à une personne ou à un groupe.

Il faut comprendre que, même si l’information en elle-même, puisse susciter une prise de conscience, elle ne propose pas de solution concrète pour transformer une situation donnée. C’est pour cela qu’adopter un autre comportement implique une courbe d’apprentissage : laisser de côté une vieille habitude pour en adopter une nouvelle. Vous l’aurez donc compris, la sensibilisation ne va pas seulement permettre de susciter une prise de conscience et une réflexion, mais promouvoir des alternatives concrètes et atteignables dans la durée. Le mot clé à ce niveau est « durée » : toute action de sensibilisation au respect de l’environnement en entreprise devra obligatoirement s’inscrire dans la durée. Car il ne suffit pas de mobiliser les collaborateurs, le vrai défi est de maintenir l’intérêt pour la cause et engager le personnel tout au long de la démarche pour arriver à un changement effectif des comportements. Un changement qui devra, lui aussi justement, « s’inscrire dans la durée » !

Cela étant dit, quel sera le rôle de l’Office Manager dans l’implémentation de mesures concrètes pour engager les collaborateurs sur la voie d’une entreprise plus écoresponsable ? C’est ce que nous allons voir dans la suite.

Gestion de l’eau : réduire l’empreinte eau de l’entreprise

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Parlons d’abord des basiques : éviter de laisser l’eau couler inutilement, bien remplir le lave-vaisselle avant de le démarrer… La gestion de l’eau en entreprise a pris des propensions beaucoup plus importantes, au point de devenir élément de stratégie globale d’entreprise, voire un facteur de compétitivité de tout premier ordre. Par ailleurs, il est urgent de sensibiliser les collaborateurs sur le fait que les « petites » économies d’eau réalisées en entreprises contribuent à un enjeu plus global de la préservation de cette ressource rare à l’échelle de la planète. Rien que ça !

On s’explique. D'ici 2050, les chercheurs du MIT prévoient que quelque 52 % des 9,7 milliards de personnes dans le monde vivront dans des régions souffrant de stress hydrique. Selon la Banque Mondiale, la disponibilité de l’eau douce sera l’un des facteurs limitant le développement économique durant les prochaines décennies. Ce n’est pas fini : d'ici 2050, toujours, la demande mondiale en eau devrait augmenter de 30 %, entraînant des pénuries d'eau douce un peu partout dans le monde. Aujourd’hui, 37 pays sont confrontés à des niveaux "extrêmement élevés" de stress hydrique, utilisant chaque année plus de 80 % de leur approvisionnement en eau disponible, selon le classement du World Resources Institute sur le stress hydrique.

Dans ce contexte, il est urgent de sensibiliser le personnel aux préceptes de la bonne gestion de l’eau. Que doit donc faire l’Office Manager ?

Obtenir l'adhésion du personnel

La clé pour obtenir l'adhésion du personnel est de créer une culture sur le lieu de travail qui encourage et incite à économiser l'eau. Une plus grande sensibilisation à l'importance des économies d'eau conduit généralement à une culture dans laquelle les employés sont fiers de contrôler la consommation d'eau. Réfléchissez aux moyens de reconnaître ceux qui contribuent le plus au régime d'économie d'eau. Dans certaines organisations, la conservation des ressources est considérée comme faisant partie de l'évaluation des performances des collaborateurs. Dans d'autres, des initiatives moins formelles récompensent publiquement ceux qui montrent la voie dans ce domaine.

Demandez des idées aux collaborateurs

En général, votre personnel en saura plus que vous sur les possibilités d'économiser l'eau dans votre organisation. Il arrive souvent que l'eau soit gaspillée simplement parce que les problèmes tels que les robinets qui fuitent et qui pourraient être facilement réparés ne sont pas reportés. Pensez à organiser une campagne de sensibilisation du personnel pour leur faire comprendre combien il est important de réduire la consommation d'eau et combien les résultats peuvent être significatifs, tant en termes d'impact environnemental que d'économies sur le résultat net.

Installez des urinoirs sans eau

Dans la grande majorité des cas, les toilettes et la cuisine sont les endroits où le gaspillage d’eau est le plus fort. L'installation d'urinoirs sans eau, par exemple, aidera certainement à réduire la consommation globale en eau de l’entreprise.  En général, on peut faire des économies allant jusqu’à 100 000 litres d'eau par an et par urinoir.

Pensez à la façon dont les collaborateurs utilisent la cuisine

Pour économiser de l'eau dans la cuisine, il s'agit avant tout de changer les comportements des uns et des autres, par exemple en les encourageant à remplir les éviers pour faire la vaisselle plutôt que de laisser couler les robinets. Si vous avez un lave-vaisselle dans votre cuisine, identifiez les différents programmes qu'il propose. La plupart des lave-vaisselle modernes proposent un programme d'économie d'eau. Assurez-vous que c'est bien celui-là qui est utilisé. Petite astuce : mettez des panneaux pour encourager les gens à ne pas laisser les robinets ouverts.

Traquez les fuites

Il peut y avoir des fuites d’eau dont vous n'êtes pas conscient. Un moyen simple de le savoir est de vérifier votre compteur d'eau le soir, puis à nouveau à la première heure le lendemain matin. Si de l'eau a été consommée pendant cette période, cela pourrait indiquer qu'il y a une fuite quelque part.

Consommer intelligent et mieux gérer les déchets  

Nous savons tous que la réduction des déchets est un élément important de la conservation des ressources de notre planète. Cela commence par la rationalisation de notre consommation, en évitant les emballages plastiques par exemple. Ou encore en donnant la priorité à la consommation de produits frais locaux : ces derniers ne génèrent pas autant de déchets que les produits usinés, et consomment moins d’énergie pour arriver jusqu’à notre assiette. A l’échelle de l’entreprise, il vous revient à vous, Office Manager, d’inculquer une culture de gestion des déchets (tri, poubelles recyclage, bacs réservés au papier…) et de meilleures pratiques de consommation. A ce niveau, vous pouvez prendre des mesures concrètes et les implémenter sans coût supplémentaire.

Commencez par remplacer les assiettes en papier et autres gobelets en polystyrène et ustensiles en plastique jetables par de la vaisselle et des couverts. Vous économiserez sur le coût d'achat et d'élimination de ces articles au fil du temps, et la vaisselle est beaucoup plus agréable à utiliser. Rendez chacun responsable du nettoyage de sa propre vaisselle, sans perdre de vue l’économie d’eau. Autre astuce pour consommer intelligent : achetez au gros ! Les grains de café ne sont pas la seule chose que vous devez acheter en gros pour le bureau. Achetez des articles tels que le sucre, les en-cas, ou encore les produits de nettoyage au gros plutôt qu'emballés individuellement afin de réduire le coût unitaire et la quantité d'emballages à jeter.

Au niveau de la gestion des déchets, vous n’êtes pas sans savoir que le papier est le matériau le plus jeté dans les poubelles d’une entreprise. Et si vous passiez au mode sans papier ? C’est tout à fait possible. Bien que le recyclage soit utile, le plus grand impact vient de la réduction de la consommation de papier. Grâce à des programmes comme Google Docs, qui vous permet de rédiger, de modifier et de collaborer gratuitement en ligne, et Dropbox, un service gratuit qui facilite la synchronisation et le partage de fichiers, il est plus facile que jamais de réduire la quantité de papier que vous utilisez sur votre lieu de travail. Petite astuce : pensez à ajouter un message "Réfléchissez avant d'imprimer" au bas de vos e-mails pour rappeler amicalement à vos collègues. Et pour accompagner les efforts de recyclage, pensez à mettre des poubelles de recyclage papier à portée de main des collaborateurs. Ou, encore mieux, si vous en avez la possibilité, parlez à votre hiérarchie à propos de la création d’un centre interne de recyclage.

Economie d’énergie : attention à l’électricité 

S'il incombe à chaque chef d'entreprise de réfléchir aux moyens pratiques d'apporter des changements intelligents en matière d’économie d’énergie sur le lieu de travail, il est du ressort de l’Office Manager de décliner cette vision en stratégie qui implique l’ensemble des collaborateurs. Ces derniers doivent être incités à contribuer de toutes les manières possibles et aider l'entreprise à rationaliser son usage énergétique.

Eteignez les ampoules et ouvrez les rideaux !

La lumière naturelle est gratuite, et illimitée. Pourquoi ne pas en faire usage ? Limitez donc l'utilisation de l'éclairage aux zones sombres du lieu de travail qui sont hors de portée du soleil. Tout le reste devrait être plutôt éclairé à la lumière naturelle. Faites aussi en sorte à sensibiliser le personnel à éteindre les lumières dans les salles et endroits qui ne sont pas en usage (salles de réunion, cuisine, couloirs, escaliers…).

Adoptez les ampoules à faible consommation d'énergie

Moins d'énergie dépensée signifie moins d'argent gaspillé sur les factures d'électricité. Si votre lieu de travail ne bénéficie pas d'un éclairage naturel suffisant pendant la journée, vous pouvez opter pour des ampoules à faible puissance. Vous pouvez également remplacer les ampoules existantes par des ampoules fluo compactes ou des LED. Elles consomment moins d'énergie et durent plus longtemps.

Choisissez les ordinateurs portables plutôt que les ordinateurs de bureau

Les ordinateurs portables consomment généralement moins d'énergie que les ordinateurs de bureau. Pensez-y lorsque vous achetez votre équipement de travail. La taille du moniteur contribue également à la quantité d'énergie consommée. Si les graphistes et les personnes exerçant des fonctions similaires ne peuvent pas travailler sur de petits écrans, il y a beaucoup d'autres employés dans votre entreprise dont le travail ne nécessite pas de grands moniteurs. En plus, les petits écrans coûtent moins chers.

On n’oublie pas le mode veille !

Rappelez à vos collaborateurs de mettre leurs ordinateurs en mode veille lorsqu’ils vont en réunion ou prennent une pause.

Utilisez les fonctions d'économie d'énergie de tous les appareils

Assurez-vous que vos collaborateurs soient conscients des caractéristiques d'économie d'énergie des appareils électroménagers et autres appareils électroniques comme les imprimantes, les micro-ondes et les climatiseurs. La plupart des appareils modernes disposent de ces options et sont généralement très faciles à utiliser. Dans la plupart des cas, il suffit d'appuyer sur un bouton ou de régler une fonction.

Eteignez les machines qui ne sont pas utilisées

Tout comme pour les lumières, veillez à éteindre et à débrancher tous les appareils lorsque vous ne les utilisez pas. Cela inclut les climatiseurs, les machines à café, les sèche-mains, les micro-ondes, les imprimantes, les photocopieuses et les scanners pendant les week-ends ou les vacances. Il faut savoir que ces appareils électriques continuent à consommer de l'énergie quand ils sont branchés. C'est ce qu'on appelle la consommation d'énergie en mode veille.

N'imprimez que si nécessaire

Donnez l’exemple en évitant d'imprimer des fichiers qui peuvent être envoyés par courrier électronique. Il existe aujourd'hui de nombreuses façons de partager ou de stocker les fichiers. La technologie moderne vous offre une tonne d'options, notamment la sauvegarde sur Cloud. Outre la réduction du gaspillage de papier, cela permet également de réduire la quantité totale d'énergie consommée par les imprimantes.

Contrôlez votre chauffage et votre climatiseur

La réduction de la climatisation pourrait vous permettre de réaliser d'importantes économies. Sensibilisez les collaborateurs sur quelques gestes simples qui permettent de rafraîchir ou de chauffer l’espace de travail sans gaspillage d’énergie (portes et fenêtres fermées pour garder l’air frais / chaud à l’intérieur, arrêtez la climatisation / chauffage quand il fait assez frais / chaud…). Cela permettra de réduire jusqu'à 10 % la puissance utilisée par votre chauffage et votre climatiseur.

Essayez aussi d'investir dans un thermostat programmable qui peut automatiquement ajuster la température de votre lieu de travail. Assurez-vous également que vos appareils de chauffage et climatiseurs sont placés au bon endroit et ne sont pas bloqués par des meubles, car cela affecte l'efficacité de l'appareil. Enfin, il n'est pas nécessaire de chauffer ou de refroidir les couloirs et les entrepôts puisqu'ils ne sont pas utilisés toute la journée.

Réduire l’empreinte carbone

Pour les entreprises, la réduction des émissions de gaz à effet de serre est bénéfique pour le résultat net, car cela contribue à réduire les coûts d'exploitation et à accroître la productivité des employés. Mais pas seulement. Dans les faits, ne majorité de travailleurs seraient plus satisfaits dans un emploi où ils peuvent avoir un impact social ou environnemental positif. Une étude récente montre que les milléniaux, qui constituent le gros de la force active actuelle, considèrent surtout les entreprises comme des partenaires potentiels pour les aider à rendre le monde meilleur d’un point de vue environnemental. Cela dit, il existe de nombreuses possibilités d'économiser l'énergie et de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise. En tant qu’Office Manager, votre rôle à ce niveau sera d’abord de sensibiliser les collaborateurs sur le sujet, avant d’implémenter des mesures concrètes.

La meilleure façon de commencer est de mesurer l'empreinte carbone de votre entreprise. Plutôt que de vous lancer dans des conjectures, ayez recours aux données mesurables sur les performances de votre lieu de travail en matière de durabilité. Vous pouvez soit engager des consultants écologiques, soit confier à un responsable interne la responsabilité des initiatives écologiques. Vous trouverez également de nombreux calculateurs d'empreinte carbone en ligne.

Cela étant fait, vous pouvez commencer à implémenter des mesures à l’égard de l’ensemble du personnel de l’entreprise. Ces mesures varient de la plus simple à la plus élaborée. Au rayon des mesures simples, vous pouvez, par exemple, établir des règles qui privilégient les courriers électroniques sur les autres formes d’échange d’informations en entreprise. Dans la même veine, optez pour l’archivage électronique en lieu et place de l’archivage papier. Poussez la réflexion un peu plus loin et sensibilisez le personnel aux bienfaits des transports en commun, ou encouragez-les à avoir plus recours au covoiturage. Cela permettra en plus de créer des liens hors bureau entre les collaborateurs.

Par ailleurs, assurez-vous que tous les acteurs de l'entreprise sont à bord dès le départ. Incluez des initiatives écologiques dans les mémos et les bulletins d'information, et demandez aux collaborateurs d'éteindre les ordinateurs et les lumières après les réunions. Une option amusante consiste à mettre en place des objectifs interdépartementaux et des systèmes de récompenses pour le service qui contribue le plus à l’efficacité énergétique de l’entreprise. Mais aussi, lorsque vos appareils électroniques ont atteint la fin de leur cycle de vie, veillez à les recycler. Vous pouvez recycler vos appareils électroniques par l'intermédiaire d'entreprises de recyclage électronique ou de programmes de reprise des fabricants.

Quid des fournisseurs ?

Pour être globale, la stratégie de respect de l’environnement de l’entreprise devra forcément inclure ses partenaires externes. Cela inclut les différents fournisseurs de l’entreprise. Ces derniers devront répondre à un certain nombre de critères ayant trait à leurs pratiques internes. Dans cette optique, il serait intéressant de créer une charte à laquelle devront se plier tous les fournisseurs actuels et futurs de l’entreprise. Au-delà de la sélection, les interactions de l’entreprise avec ses fournisseurs devront aussi faire l’objet d’une approche rigoureuse en matière de respect de l’environnement, notamment en privilégiant les paiements par voie électronique exclusivement.

En fin de compte, le choix de fournisseurs respectueux de l’environnement dans leurs pratiques aide l’entreprise sur le long terme, à la fois en matière d’image et de revenus. Il faut savoir que des entreprises comme IKEA choisissent toujours des fournisseurs écologiques parce qu'elle veut conserver son image d'entreprise verte. Suivez l’exemple !

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