Les conseils d’Office Manager à ceux qui veulent se lancer dans l’Office Management, volume 2

30/09/2021

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Depuis plusieurs années déjà, nous interrogeons chaque semaine un nouvel Office Manager. Parmi les questions posées, il y a la fameuse “Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?”. Une mine d’or pour toutes les personnes qui souhaitent se lancer dans la formidable aventure qu’est l’Office Management !

Retrouvez une compilation des réponses les plus intéressantes issues des portraits de ces derniers mois !

Et pour ceux qui seraient intéressés, le volume 1 de ce concept est disponible ici.

"Si vous êtes OM, prenez soin de vous ! C'est un métier passionnant mais usant. Le raz de marée quotidien que subit l'OM est enrichissant mais peut s'avérer perturbant sur plusieurs point. Il est donc important de garder dans la journée, un moment pour soi car nous sommes essentiellement "aux services des autres".

J'invite tout le monde à faire connaissance avec l'office manager en poste au sein de leur entreprise. Bien plus qu'un couteau suisse c'est également un outil de mesure indispensable."

"Si tu postules à une offre d’emploi d’OM et plus spécialement si elle est tournée vers de l’happiness mais que tu as l’impression que tu ne remplis pas “toutes les cases”, ne te décourage pas et tente ta chance. Il s’agit d’un poste clé dans une société et les recruteurs sont majoritairement à la recherche d’une personnalité, il est facile par la suite de te former et de monter en compétences."

{{esi:link 7220 Justine, Office & Vibe Manager chez Unit Image}}

"Il faut se faire confiance avant tout. Comme dans tout autre poste qui demande de l'investissement personnel, je pense que c'est primordial de trouver une entreprise dont on croit aux projets, aux valeurs. Et puis il y a différentes façons d'être office manager, parfois cela sera plus orienté services généraux, plus RH, ou plus compta.... cela dépend si c'est pour une startup, un cabinet d'avocat, un cabinet de recrutement, une société de conseil, etc..."

"Je pense que tout Office Manager connaît ce principe par cœur : on ne peut pas tout gérer en une journée, il faut être capable de hiérarchiser les priorités et accepter de reporter certains sujets au lendemain (plus facile à dire qu’à faire !)

À celles et ceux qui souhaiteraient embrasser cette profession, je dirais simplement ceci : foncez, c’est un super boulot :)"

{{esi:link 7227 Nicolas, Office & Happiness Manager chez Upward Executive}}

"Rester curieux pour se renouveler sans cesse. C'est important de trouver la volonté d'apprendre et de rester éveillé dans un monde qui change si rapidement. C'est ce qui nous rend flexible, nous valorise, empêche la routine et l'ennui et être à l'écoute des autres."

"Un conseil : Faites connaissance avec d'autres Office Managers, rejoignez des groupes de discussion et d'entraide, c'est vraiment très utile, c'est un gain de temps lorsque l'on rencontre une problématique et c'est important de pouvoir se soutenir les uns les autres.

Une petite astuce : Se planifier des créneaux dans la journée pour répondre aux mails (lors de mes premiers mois en tant qu'OM, j'avais tendance à me noyer dans mes mails. J'arrêtais ce que j'étais en train de faire pour lire mes mails et y répondre : je perdais donc ma concentration et prenais du retard dans mes tâches planifiées.)"

{{esi:link 7278 Alexandra, Office Manager au sein du groupe Etyo}}

"Pour citer un groupe que j'aime beaucoup, "The trick is to keep breathing". Lorsqu'on doute, qu'on stresse, qu'on se sent submergé, il ne faut pas hésiter à prendre quelques secondes pour respirer. Aller se faire un thé, relativiser, regarder quelque chose d'attendrissant. J'ai toujours sur mon bureau une photo de mon lapin, d'un moment réjouissant de ma vie. En télétravail, je prends 1 minute de temps en temps pour revoir ma posture, m'étirer, me recentrer. Ça marche !

Sourire au téléphone aussi, ça booste la dopamine et ça change l'issue des conversations."

"Depuis quelques mois maintenant, je m'intéresse à la philosophie du slowbusiness : je diffuse ce concept auprès de mes clients, et j'essaye au mieux de l'appliquer à ma propre entreprise. Les 4 conseils que je pourrais vous donner pour entrer doucement mais sereinement dans le slowbusiness sont :

- fixez-vous des objectifs atteignables et raisonnables au quotidien

- adoptez une organisation carrée, mais adaptée à votre personnalité

- apprenez à lâcher prise

- autorisez-vous à vous reposer, peu importe le moment de la journée"

"Le conseil le plus précieux réside dans la communication, il faut être au plus proche de ses collaborateurs au quotidien, faire le tour des différents services, écouter, partager, fédérer. J'essaie au maximum d'apporter de la bonne humeur, cela rend les journées plus agréables. Le bien être est un levier indéniable aux bons résultats de l'entreprise."

{{esi:link 7287 Guilhem, Office Manager chez Opta Filao Caroline Abram}}

"J'ai un mantra, transmis par un de mes anciens collègues, de qui j'ai beaucoup appris : "à la fin, c'est toujours le plus gentil qui gagne". Et je crois sincèrement que c'est vrai ! Le nombre de fois où la bienveillance, la transparence, la sincérité, ou même un simple sourire, m'ont permis de solutionner des galères... c'est la preuve que ça fonctionne. Nous sommes tous des humains, avec nos forces, nos faiblesses, notre sensibilité, notre caractère. Mais les tensions tombent plus vite lorsque la personne en face nous accueille avec un sourire ! Et, à titre personnel, je suis beaucoup plus enclin à répondre aux besoins d'un collègue sympathique qu'à ceux d'un collègue râleur ou qui a oublié sa bienveillance en entrant dans le bureau. Heureusement pour moi, ces derniers sont très rares chez Zenika !!"

"Faites-en sorte de provoquer la discussion avec toutes les personnes de la société et les échanges informels, et ce quel que soit votre poste. J’apprécie particulièrement me balader au moins une fois dans la journée dans les étages ou l’espace de pause-café/déjeuner pour faire naitre des discussions qui s’avèrent souvent très enrichissantes."

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