Les galères des Office Manager, partie II
Chaque semaine, nous interrogeons un(e) nouvel(lle) Office Manager pour connaître les réalités du métier. Parmi les questions que nous avons l'habitude de poser, il y a "C'est quoi les galères d'un Office Manager ?".
Car oui, la vie d’un Office Manager n’est pas toujours toute rose !
Voici le 2ème épisode avec une compilation de toutes les galères, diverses et variées, des Office Manager !
Retrouvez le premier épisode de la série ici : https://www.magicoffice.io/les-nombreuses-galeres-des-office-manager
"Il y en a tellement ! Un retard de livraison d'ordinateur pour un nouveau collègue, un problème de plomberie ou de serrurerie, un prestataire qui annule au dernier moment lors d'un événement... Mais en plus général : se retrouver dépassé par la charge de travail, on peut avoir quelques périodes "creuses" mais il arrive très souvent que six ou sept personnes nous tombent dessus d'un coup avec des demandes complètement différentes. C'est pour ça qu'il faut savoir bien prioriser et être organisée."
Alexandra, Office Manager chez Superprof
"Réussir à être sur tous les fronts tout le temps (impossible me direz-vous ), alors l'idée c'est de ne pas perdre mes post-it qui compose ma to-do !"
Alice, Office Manager chez Wpd Windmanager GmbH & Co.KG
"Selon moi, le plus compliqué est de devoir travailler sur plusieurs sujets à la fois, parfois extrêmement différents. Vous pouvez être en train de rédiger un cahier des charges pour un appel d'offre, quand tout à coup vous devez gérer une fuite d'eau en urgence, sachant que dans 10 minutes vous avez rendez-vous avec les architectes pour la réunion de chantier de l'agrandissement de locaux, sans oublier que le soir même vous organisez la soirée de lancement du nouveau produit de la boite. Bref, il faut savoir prioriser , et ne pas se laisser déborder. Mais en même temps, c'est aussi pour ça qu'on aime ce métier !"
Georges, Office Manager chez Arkane Studios
"Aah, la panne électrique entrainant la panne des serveurs informatiques, et là je sais de quoi je parle!"
Taôss, Office Manager chez Carré Associes
"Savoir prioriser toutes les demandes et tâches à faire et dire non aux collègues quand on est vraiment sous l'eau."
Maxime, Office Manager chez Kawa Coffee
"La gestion des priorités. Il faut savoir que dans notre métier, chaque tâche est une urgence pour celui qui vous la demande. Il ne faut pas se laisser submerger et surtout apprendre à gérer les priorités. Il y a des jours où il faut impérativement clôturer la facturation, gérer la fuite d'eau des locaux, réparer l'imprimante en panne et ne pas oublier d'acheter le papier toilette ! Savoir passer du coq à l'âne (avec le sourire) est primordial!"
Mélanie, Office Manager chez E-volve
"À l'improviste, trouver des solutions très rapides à des problématiques divers et variés, être constamment débordée et être dérangée pour des sujets qui ne semblent pas essentiels, alors qu'on travaille sur des dossiers qui exigent beaucoup de concentration"
Judith, Office Manager chez Formetris
"En tant que Freelance, je dirai la gestion du temps et l'organisation. Quand je suis chez un client je dois maximiser ma productivité pour gérer toutes les missions qui me sont confiées dans un délai imparti ! J'ai donc dû apprendre (et j'apprends encore) à m'organiser pour optimiser mon temps."
Florence, Office Manager Freelance
"Le stock de café épuisé, les dossiers administratifs à remplir en dernière minute... Ou l'organisation d'un évènement en urgence !"
Alexandra, Office Manager chez Creads
"Je vois plutôt ce qui pourrait être considéré comme des "galères " comme des occasions d'apprendre mon métier et de me perfectionner. Je peux compter sur mes responsables, je ne suis jamais seule face à une difficulté."
Julia, Office Manager chez Dolidon Partners
"Arriver à dire non pour ne pas finir sous un tas de micros tâches (#gentilleMaryPoppins), les collègues qui ont du mal à comprendre le poste, gérer le timing de la journée pour partir à l'heure :)"
Sandra, Office Manager chez Sharing
"Les galères d'un Office Manager, c'est savoir dire non avec diplomatie, gérer les imprévus, savoir se faire entendre lorsqu’une demande sans importance arrive alors qu'on a un dossier à clôturer dans les 15 minutes. C'est apprendre à gérer le stress quand notre to-do list du jour n'est cochée pour moitié alors qu'il est 17h00 !"
Ingrid, Office Manager chez phData
"De faire tout en même temps, d'avoir des demandes qui arrivent de tous les côtés, et de ne pas être considéré(e) comme un élément clé de la société (ça dépend évidemment des boîtes)."
Julie, Office Manager Freelance et chez Equideals.
"“C’est une caméra cachée ??” Les questions Mystères, celles pour lesquelles vous n’avez pas le début d’une idée d’où trouver une piste de réponse."
Marie, Office Manager Freelance
"La coupure d'eau dans les WC, une faille dans la sécurité des locaux, une disparition inquiétante de vaisselle ou de courrier, une balle de baby-foot coincée..."
Cyriane, Office Manager à la Financière des Paiements Électroniques
"Planifier, replanifier, prioriser , reprioriser… et voir des deadlines approcher trop vite !"
Emmanuelle, Office Manager chez Pangée
"La plus grosse galère a été d'instaurer de nouvelles procédures pour permettre à l'entreprise de grandir, dans un contexte où il y en avait très peu, sans que les salariés aient l'impression d'être contraints. C'est une bataille de longue haleine, pour accompagner au changement et montrer la valeur ajoutée de certains nouveaux process."
Jessica, Office Manager chez Weproov
"La plus grosse galère à laquelle j'ai dû faire face ? Le fait d'être prise à partie par un salarié qui était en opposition avec la direction et qui a profité de nos relations interpersonnelles amicales pour me sous-tirer des informations stratégiques !"
Victorine, Office Manager au CESI campus de Nantes
"Devoir traiter un sujet dont on ignore tout.. Ma première réaction : le stress de ne pas maîtriser le sujet en question.
Ma finalité : chercher et trouver toutes les infos nécessaires et être satisfaite d'avoir appris quelque chose de nouveau."
