Les galères des Office Manager partie III : la pandémie et l'OM
Chaque semaine, nous interrogeons un(e) nouvel(le) Office Manager pour connaître les réalités du métier. Parmi les questions que nous avons l’habitude de poser, il y a “C’est quoi les galères d’un Office Manager?”.
Car oui, tout n’est pas toujours simple dans la vie d’un Office Manager !
Découvrez aujourd’hui le 3ème épisode de la série, avec des galères diverses et variées des Office Manager ! Et forcément, période oblige, les galères liées à la pandémie reviennent souvent...
Retrouver ici les précédents épisodes de la série :
Partie 1 : https://www.magicoffice.io/les-nombreuses-galeres-des-office-manager
Partie 2 : https://www.magicoffice.io/les-galeres-des-office-manager-partie-ii
La plus grosse galère ... LA CRISE SANITAIRE COVID-19 ! L'urgence de trouver des masques et du gel hydroalcoolique pour nos collaborateurs quand tout était en rupture de stock, la gestion des coups de fils des collaborateurs inquiets, la gestion de l'organisation à distance... La clé pour s'en sortir c'est rester calme, rassurer les collaborateurs et ne plus poser son téléphone jusqu'à temps d'avoir trouvé un fournisseur !
Audrey, Office Manager chez Citech
La vraie galère de ce job, c'est d'être interrompu toutes les deux minutes par un problème ou une question pas très difficile à résoudre (même s'il y en a aussi) mais surtout toujours urgente. Il faut donc apprendre à garder toujours un peu de moment pour les dossiers de fond et ça, c'est vraiment très chaud.
Annie, Office Manager dans un cabinet d’avocats
Ça serait scabreux d'appeler cela une "galère", mais l'épidémie de covid-19 a de loin été la plus grosse difficulté. Comme beaucoup d'entreprise, nous avons dû nous adapter, et mettre en place une vraie ré-organisation du travail. D'une part à l'agence, en appliquant le protocole national de déconfinement, et d'autre part sur la mise en place du télétravail, alterné (au départ) avec les périodes de chômage partiel. Alors, on avance comme on le peut, au jour le jour, entre les consignes du gouvernement, et celles de sa direction. Rapidement après le confinement, je suis revenu sur place pour préparer l'agence aux nouvelles règles sanitaires et de sécurité : achat de gel hydroalcoolique, masques, marquages au sol, affichages, afin de pouvoir re-accueillir les gens à nouveau, au fur et à mesure. Cela demande une grande réactivité, de la débrouillardise, de l'imagination, mais aussi une grande vigilance : vous ne pouvez pas faire courir de risques injustifiés aux salariés de l'agence. Mais nous ne nous en plaignons pas: nous avons eu la chance conserver une activité, de continuer, ce qui est loin d'être le cas de toutes les start-up.
Enzo, Office & Happiness Manager chez Bizon
Gérer la longue liste de tâches très différentes, faire prendre de bonnes habitudes à mes collègues pour un fonctionnement participatif et respectueux au bureau, trouver des idées d’activités enrichissantes et variées qui plairont aussi aux fondateurs de la société !
Lou, Office Manager chez Lydia
Dans une configuration : Office full time. Je dirai être sollicitée en permanence par tous niveaux d'urgence et par tout type de tâche. Il faut savoir se rendre disponible et être à l'écoute tout en ne perdant pas de vue ses propres objectifs de la journée. Il est possible que je sois sur des missions stratégiques et que l'on me sollicite pour changer un toner d'imprimante pour une impression urgente. C'est pour cela que mes journées sont très atypiques.
Dans une configuration : Remote. Les demandes urgentes ne changent pas mais j'ai moins de sollicitations du type logistique bureau.
Sylvie, Office & Happiness Manager chez Implicity
Tout dépend des entreprises où vous travaillez. Sur ma précédente entreprise qui était un ERP mon principal souci, c'était la climatisation, les coupures de réseaux informatiques ou électriques, les portes du magasin qui ne s'ouvrent plus, donc plutôt la technique. Aujourd'hui, c'est différent, c'est une structure à taille humaine, on ne dépend pas d'une multinationale. Donc le principal objectif, c'est que les outils informatiques et téléphoniques fonctionnent. Il faut être plus polyvalent, prendre des décisions, être réactif. C'est beaucoup plus intéressant, car vous suivez vraiment le problème de A à Z. Vous sortez de votre zone de confort, vous en retirez une meilleure satisfaction également.
Edouard, Office Manager chez Silkhom
Essayer de convaincre les équipes qu'une salle de réunion se range après utilisation, ou qu'un verre se met dans le lave-vaisselle après usage :) Plus sérieusement, les Office Managers sont tellement rompu.e.s à l'exercice qu'une galère n'est plus considérée comme tel mais plutôt comme un nouveau challenge. Mais il est vrai qu'avec la situation actuelle liée au Covid, toute démarche devient plus compliquée.
Christelle, Office Manager chez Quantmetry
Il y en a tellement !!! :-) Un exemple : Une grosse fuite d'eau, qui s'est passée pendant le confinement, alors qu'il n'y avait personne dans les bureaux... et que j'ai découvert à la fin du confinement ! Je ne vous dis pas les dégâts que ça a fait !!!!!
Aurélie, Office Manager chez Uala
Ahaha il y en a beaucoup... Le plus "déstabilisant" dans le métier d'Office Manager, ce sont les imprévus. Ils sont le lot quotidien de notre métier, ils sont nombreux, ils vont de la petite tâche qui peut être facilement résolue à celle qui t'occupera toute la matinée (voire toute la journée), et par définition ils ne tombent jamais (mais vraiment jamais) au bon moment. Et quand vous croyez que vous êtes au maximum de ce que vous pouvez gérer, un nouveau contre temps arrive. Il y a des fois où cela peut être très confrontant, et devenir LA petite goutte qui fait tout déborder. Mais je crois surtout que tout dépend de la manière dont on décide de voir les choses et de l'état d'esprit dans lequel on est.
La plupart du temps j'aime beaucoup les imprévus, c'est grâce à eux qu'aucune journée ne se ressemble, ça nous permet de sortir de notre zone de confort, d'imaginer des solutions nouvelles, de développer nos compétences, et bien souvent ça donne lieu à des situations cocasses. Et pour moi c'est ce qui fait du métier d'Office Manager un métier hors du commun, et épanouissant. (Bon bien sûr il y a des jours où la mise en pratique est plus délicate !).
Julie, Office Manager chez Bureaux & Co
Je ne vois pas les problèmes rencontrés comme une galère mais plutôt comme un jeu de piste.
Il est nécessaire de relativiser afin de réussir à poser le problème et trouver rapidement les solutions adaptées. Beaucoup des soucis rencontrés m’ont permis d’apprendre et d’évoluer professionnellement et personnellement.
Christelle, Office Manager chez Citywork
Ne jamais faire que ce que nous avions prévus. Et systématiquement repousser, car tu dois gérer l'urgence parmi les urgences. Et gérer les coups durs ou les coups de blues qui ont vite tendance à se rependre sur tout le monde. Un peu comme un jeu de dominos, si l'un d'eux baisse les bras, c'est tout le bureau qui peut sombrer. Il faut veiller à motiver ses troupes et désamorcer rapidement les quiproquos.
Séverine, Office Manager chez Gedea
Vaste question ! Quand bien même nous nous organisons au mieux, les imprévus font parties intégrantes de la journée d'un ou d'une office manager. Cela peut aller d'une petite chose toute simple à gérer jusqu'au gros coups de chaud mais sans ces "galères" je n'aurais pu monter en compétence ni développer ma capacité d'adaptation. C'est aussi pour cela que l'on fait ce métier, parce qu'aucune journée ne se ressemble et que chaque jour est un nouveau challenge. Ma devise : "Pas de problèmes, que des solutions".
Pauline, Office Manager chez Pixyz Software
Ma plus grosse galère a été lors d'une autre expérience avant d'intégrer le GIE GIEC : coupure internet sur tout l'étage. J'ai dû avertir tous les clients présents sur le site, avertir les clients hors du site car nous n'avions plus de standard téléphonique, contacter le service informatique basé à Manille (en anglais donc) et suivre les consignes pour effectuer les manipulations physiques au niveau des routeurs... J'ai eu la chance que ma collègue puisse m'assister et qu'elle gère en partie les clients, cela m'a permis de me concentrer sur le problème réel. Après plus d'une heure, nous avons réussis à faire repartir internet et avons promis un petit évènement à nos clients en compensation des problèmes occasionnés.
