Les objectifs SMART de l'Office Manager

En tant qu’Office Manager, il est important de se fixer des objectifs. Il s’agit d’avancer, de se fixer des challenges, des buts à atteindre… Sans objectifs, on ne sait pas réellement où on va, il est difficile de se motiver, de motiver ses collaborateurs, ou même de justifier vos actions auprès de votre hiérarchie.

Mais se fixer des objectifs n’est pas si évident qu’il n’y paraît, il s’agit de se fixer ces objectifs avec méthode, sinon quoi ils peuvent vite s’avérer plus contre-productifs qu’autre chose…

Et la méthode la plus pertinente pour se fixer des objectifs, c’est la méthode SMART. Elle permet de définir des objectifs à la fois utiles, pertinents, et adaptés au contexte. SMART est un acronyme qui désigne 5 principes que doit respecter un objectif intelligemment défini.

Cet article, c’est l’occasion de découvrir ou de redécouvrir cette méthode, qui a fait ses preuves, illustrées de façon concrète avec des exemples de la vie quotidienne d’un Office Manager ! Let’s go !

S pour Spécifique

Avant tout, un objectif SMART est Spécifique, c’est-à-dire qu’il est très clairement défini. L’énoncé de l’objectif doit indiquer le résultat que l’on cherche à atteindre, et être suffisamment précis pour savoir comment le faire. Un objectif trop vague, ou trop général est beaucoup trop peu efficace.

Imaginons que vous souhaitiez réduire le turnover de votre entreprise, bien trop élevé ces derniers temps suite à une vague de départ.

Ne dites pas : Nous souhaitons réduire le turnover de l’entreprise

Dites plutôt : Nous souhaitons réduire le turnover de l’entreprise de 10% d’ici à la fin de l’année grâce à des actions QVT mises en place par l’Office Manager.

M pour Mesurable

Comment évaluer l’atteinte d’un objectif s’il n’existe aucune façon de le mesurer ? C’est pour cela que ce 2ème  point, “M pour Mesurable” est capital. Il donne un aspect très concret à l’objectif. Il s’agit d’éliminer d’emblée tous les critères subjectifs, impossibles à mesurer de façon ferme.

Pour cela, vous devez chercher à quantifier votre objectif, de façon à pouvoir suivre sa progression, évaluer ce qui a déjà été fait, puis être en mesure d’affirmer que l’objectif a été atteint.

Prenons un exemple concret, où vous souhaitez optimiser votre temps, et pour cela, réduire le temps que vous passez en réunion avec votre N+1 :

Ne dites pas : Je souhaite optimiser mon temps en réduisant le temps passé en réunion

Dites plutôt : Je souhaite réduire de 50 heures le temps passé en réunion avec mon N+1 chaque année, en privilégiant la communication par email/slack, et ce d’ici à la fin de l’année.

Ici, le nombre d’heures passées en réunion avec votre boss est facilement mesurable depuis votre agenda électronique.

A pour Atteignable

Se fixer des objectifs ambitieux, c’est bien, mais avez-vous les moyens de réaliser ces ambitions ? Disposez-vous de suffisamment de temps, d’énergie, de ressources humaines ou financières ?

Un objectif doit représenter un challenge suffisamment important pour vous motiver, toutefois vous devez respecter un équilibre : si vous savez d’emblée que l’objectif est inatteignable, vous risquez de très vite lâcher l’éponge. C’est pour cette raison que quoi qu’il arrive, un objectif doit rester Atteignable.

Pour illustrer ce point, prenons l’exemple d’une situation où votre boss vous demande d’organiser davantage d’événements internes pour renforcer la cohésion d’un groupe.

Ne vous fixez pas l’objectif irréaliste, d’organiser un événement par semaine, tout en sachant qu’il vous sera impossible de jongler entre l’organisation de ces événements et vos (nombreuses) autres responsabilités. 

Préférez organiser, par exemple, un événement par mois, qui sera plus qualitatif, et qui dont l’organisation sera plus facilement conjugable avec vos autres missions. Si auparavant vous organisiez seulement 2 ou 3 événements annuels, cet objectif sera un challenge, mais un challenge atteignable.

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R pour Réaliste

Bien souvent, ce point va de pair avec le “A comme Atteignable”, surtout dans le contexte de l’Office Management. Mais il existe une différence subtile, il s’agit là de définir des objectifs réalistes et pertinents pour l’entreprise et sa situation.

Imaginons cette fois-ci que vous êtes Office Manager dans une toute jeune startup. Une de vos casquettes est le recrutement. L’entreprise dans laquelle vous bossez ne souhaite pas lever des fonds et peine encore à atteindre son seuil de rentabilité.

Dans cette situation, il sera irréaliste de souhaiter multiplier par 4 le nombre des collaborateurs dans les 6 mois. Préférez un objectif plus réaliste, et en phase avec le développement économique de l’entreprise (un nombre de collaborateurs qui augmente en phase avec les prévisions d’évolution du chiffre d’affaires par exemple).

T pour Temporellement défini

Comme souvent, lorsqu’on ne se fixe pas de date butoir, on repousse encore et toujours, jusqu’à oublier totalement l’objectif. Sans deadlines, tout est très abstrait. De plus un objectif sans date butoir signifie bien souvent que le résultat importe assez peu.

C’est pour cela qu’il est primordial de vous fixer des échéances, pour avoir un laps de temps défini pour atteindre votre objectif. C’est ainsi que vous resterez concentré et motivé.

Pour ce dernier exemple, vous souhaitez trouver un nouveau prestataire pour la livraison de repas dans votre entreprise, celui que vous avez actuellement étant vraiment bof.

Ne dites pas : Je vais trouver un nouveau prestataire pour les repas au plus vite

Dites plutôt : Je vais trouver un nouveau prestataire pour les repas d’ici au JJ/MM/AAAA, de façon à proposer de la bonne nourriture aux collaborateurs, pour qu’ils se sentent mieux au bureau.

PS : vous pouvez ensuite même faire une petite enquête de satisfaction interne pour savoir si le changement de prestataire a porté ses fruits, et donc assurer le côté “mesurable” de l’objectif !

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