Les seules raisons valables pour organiser une réunion

La plupart des entreprises sont atteintes de réunionites aiguës. La vôtre ne fait probablement pas exception. Vous passez trop de temps en réunion, la plupart du temps ces réunions ne servent pas à grand-chose, elles sont trop longues, et un simple compte-rendu vous aurait amplement suffi. Pour autant, toutes les réunions ne sont pas à jeter à la poubelle, certaines d'entres elles ont quand même du sens (si, si !). On vous a listé les seuls cas de figure pour lesquels une réunion devrait être organisée.

Les réunions de brainstorming

Un problème pour lequel il faut trouver une solution rapidement ? La réunion de brainstorming est un must. Réunissez l’équipe et laissez chacun exposer ses idées. Ne jugez pas les différentes idées, laissez chacun parler sans filtre ! Même s’il est probable que certains aient des idée de m***e , c’est le risque. Pas grave, vous ferez un tri  a posteriori.

Les kickoffs (oui on utilise plein d’anglicismes mais on assume pleinement)

Un nouveau projet se lance ? Il est important que toutes les personnes concernées soient tenus au courant. Les équipes ont besoin de savoir quels sont les objectifs du projet et quels rôles ils vont y jouer. L’idée est de rendre tout le monde enthousiaste quant au projet.

Les réunions d’onboarding/intégration

Vous venez d’accueillir une nouvelle recrue ? L’heureux élu à beaucoup à apprendre et il doit s’imprégner de la culture de votre entreprise . Il est alors effectivement pertinent d’organiser des réunions afin de l’aider à comprendre la structure de l’organisation, les futurs projets, son rôle, et ce qu’on attend de lui au cours des prochains mois. Ces réunions permettent de partir sur le bon pied. Voici ce qui peut être fait :

• Des 1-to-1 meeting : des réunions peuvent être mises en place lors des premiers jours de l’employé avec les membres clés de l’équipe avec laquelle il va travailler, son manager, les responsables etc…
• La rencontre de l’équipe : inutile de rappeler qu’il est important que le petit nouveau rencontre toute l’équipe, pourtant on vous le rappelle quand même. Une réunion formelle n’est pas forcément adaptée, vous pouvez simplement organiser un repas avec toute l’équipe.
• Rencontre avec l’Office Manager : le petit nouveau a sûrement un tas de choses administratives et financières à régler, pour cela, rien de mieux qu’une petite réunion avec vous, l’Office Manager.
• Formation aux différents outils : pas sûr que la recrue soit déjà familière avec tous les outils qu’il va être amené à utiliser. Organisez-lui des formations !

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Les réunions budgets

L’argent : sujet ô combien important en entreprise. Bah oui, a priori votre entreprise est là pour gagner de l’argent, ce n’est un secret pour personne. Quand vous lancez un nouveau projet, organisez une réunion pour déterminer :

• Combien de fric vous allez dépenser
• Où ce fric va-t-il être injecté
• Quel retour sur investissement vous espérez obtenir de tout ce pognon dépensé

Tout le monde doit être sur la même longueur d’onde, afin d’éviter les mauvaises surprises et les conflits.

Bien organiser les réunions

Pour tous ces types de réunion quelques règles doivent être respectées afin d’assurer une certaine productivité  et d’éviter de perdre son temps :

• Définissez un ordre du jour : de quoi va-t-on parler ? Y a-t-il des choses à préparer avant la réunion ? Encore une fois il s’agit d’éviter les mauvaises surprises « ah mince Ginette, je ne savais qu’on avait besoin de ce rapport marketing trucmuche avant la réunion… Bon bah je me mets dessus dès cet après-midi, est-ce qu’on peut décaler la réunion à demain ? »
• Définissez ce que vous attendez de la réunion : quels sont les éléments qui doivent être actés à la suite de cette réunion ? Un budget doit-il être validé ? L’utilisation d’un nouvel outil approuvé par tous ? Soyez très clair aux résultats que vous attendez et ne quittez pas la salle de réunion tant que vous n’avez pas trouvé d’issue. Quitte à passer du temps en réunion, autant que cela serve à quelque chose.
• Définissez le lieu de la réunion : est-il vraiment nécessaire que tout le monde se déplace et prenne la voiture pour se rendre dans l’entreprise, où la réunion a lieu ? A moins que tous les participants soient déjà sur place, pas très écologique tout ça ...La plupart du temps, une simple visioconférence peut suffire.   
• Définissez les prochaines étapes : après la réunion, faites circuler un compte rendu, avec les prochaines étapes d’avancement : qui doit faire quoi, quand ? Ainsi, vous vous assurez que le projet avance correctement.

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