Comment se lancer en Freelance quand on est Office Manager

11/04/2019

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Besoin d'indépendance, flexibilité, meilleure gestion de son temps... nombreuses sont les raisons qui peuvent pousser à se lancer à son compte quand on est Office Manager. Mais est-ce si facile ? Quels sont les avantages et les inconvénients par rapport à un statut de salarié ? Comment trouve-t-on ses clients ? Pour répondre à toutes ces questions, on a interviewé Nathalie Le Fouest, Office Manager indépendante depuis 7 ans, qui nous livre ses précieux conseils !

Bonjour Nathalie, pouvez-vous vous présenter ?

J’ai un parcours assez atypique et je n’étais pas destinée, après mes études à exercer le métier que je fais aujourd’hui.

Diplômée des Beaux-Arts en architecture en Province, j’ai intégré au début de ma carrière une agence d’architecture en région parisienne en tant d’assistante technique. Je suis restée 15 ans dans cette entreprise et suis devenue au fil de son développement le bras droit des architectes associés. La fonction d’Office Manager n’était pas connue à cette époque. La confiance et la complémentarité se sont installées assez rapidement avec mes employeurs. Mon appétence pour la gestion et l’organisation m’a permis de participer au développement de cette TPE (2 salariés à mon arrivée – 22 salariés quand je suis partie – 100 personnes aujourd’hui) en assistant les dirigeants, en mettant en place des procédures, prenant en charge la gestion administrative de l’entreprise, recrutant et formant des assistantes, gérant les RH et les relations avec les partenaires extérieurs (avocat, comptable, banquier), etc….

Afin de développer mes compétences en gestion d’entreprise au cours de ces 15 ans, en accord avec mes employeurs, j’ai effectué une formation continue sur 1 an en management opérationnel (gestion entreprise) auprès de la CCI de PARIS. Finalement, cette rencontre et cette expérience de terrain ont été décisives dans le cheminement de ma carrière.

Après cette expérience, j’ai exercé dans d’autres structures en tant qu’Office Manager/responsable administrative. J’ai été salariée pendant près de 20 ans avant de me mettre à mon compte.

Pourquoi avez-vous décidé de vous lancer à votre compte ?

Je n’ai pas l’âme d’une aventurière et l’idée d’entreprendre ne m’est pas venue tout de suite. Le déclic est venu à la suite de ma dernière expérience en tant que salariée. Elle a été très douloureuse tant humainement que professionnellement, j’ai donc négocié une rupture conventionnelle et pris quelques mois pour réfléchir à mon orientation professionnelle.

J’avais 45 ans, acquis une certaine maturité professionnelle et envie de changement. J’avais développé le goût de l’entreprenariat au cours de mes expériences professionnelles en étant le bras droit de dirigeants d’entreprise et dans mes diverses activités.

Etant quelqu’un de posée et pragmatique, j’ai mis à profit le temps de pause « imposée » et pris le temps de la réflexion, de voir comment je pouvais transformer toute cette expertise et la transmettre tout en étant indépendante.

L’envie de mettre mon expérience professionnelle et mes compétences au service de petites structures est vite devenue une évidence : ce que j’avais fait pour une entreprise pouvait être développé à l’échelle de plusieurs autres. J’ai créé mon activité en 2012 en auto-entreprise d’abord et suis passée en EIRL en Mai 2015.

Aujourd’hui je mets toutes ces compétences au service des dirigeants de TPE/¨ME qui ne peuvent pas ou nous ne souhaitent pas salarier un(e) professionnel(le) qualifié (e) dans la gestion et l’organisation administrative.

Travaillez-vous pour une seule entreprise ou plusieurs à la fois ?

Je travaille pour plusieurs entreprises à la fois. Je propose des prestations récurrentes d’Office Manager opérationnelles, exclusivement sur site, ainsi que des missions de conseil et d’accompagnement en gestion administrative et en organisation.

Mes prestations opérationnelles se font en fonction des besoins (1/2 journée ou 1 journée par semaine par exemple), sans engagement de durée. Cela permet aux dirigeants de très petites structures (ainsi qu’à des dirigeants qui sont seuls) de pouvoir s’adjoindre les compétences d’une professionnelle qualifiée dans la gestion administrative d’entreprise au même titre que des entreprises de taille plus importante.

Pour les missions de conseil et d’accompagnement, il s’agit plus de mission de courte durée et non récurrente.

Je mixe toutes ses activités et donc autant de clients différents.

A lire également :Que statut choisir pour devenir Office Manager Freelance ?

Qui sont vos clients ?

J’ai démarré mon activité en prestations opérationnelles en ciblant essentiellement des TPE (moins de 10 salariés). C’est un secteur que je connais bien.

Environ 90 % des entreprises en France sont des TPE. Ce sont ces entreprises qui ont besoin de personnel qualifié pour pouvoir se développer et qui doivent savoir bien s’entourer.

Or, s’ils ont du budget, ce n’est pas forcément sur les postes administratifs qu’ils vont l’investir mais plus dans les forces de vente et/ou de production. Ce qui est légitime pour se développer.

Or, 1 entreprise sur 3 dépose le bilan au bout de 3 ans et 1 sur 2 passe difficilement le cap des 3 à 5 ans, souvent dû à une mauvaise gestion et organisation. Par expérience, une bonne gestion administrative et financière est essentielle pour qu’une entreprise se développe et se pérennise, ce sont pour moi les fondations clés d’une entreprise.

Le besoin est donc très présent dans ces entreprises. Le schéma économique proposé leur convient bien : ils ont quelqu’un de très qualifié, immédiatement opérationnel, anticipant leur développement, souple et flexible dans le fonctionnement (pas d’engagement de durée, pas de charges salariales).

Je suis amenée également à travailler avec les PME essentiellement pour des missions de conseil (réalisation d’audits administratifs) et d’accompagnement de dirigeants ou d’assistantes au poste de travail.

De plus en plus de start-up font également appel à mes services. Elles ont souvent un développement rapide et ne prennent pas le temps de poser les fondations de l’entreprise. Les investisseurs leur demandent parfois de justifier d’une bonne gestion interne. Là encore, il s’agit plus de mission de conseil.

Quel sont les avantages et les inconvénients d'être indépendant par rapport à un statut de salarié ?

Les avantages et inconvénients sont propres à chacun.

Pour ma part, j’aime l’absence de routine (chaque jour, chaque semaine sont différentes), la liberté de gérer mon agenda, choisir mes missions et les rencontres personnelles riches et variées que chaque mission m’apporte. Il est également important pour moi que la relation avec mes clients soit d’égal à égal, nous sommes tous deux chefs d’entreprise, il n’y a pas de lien de subordination.

Pouvoir intervenir au sein de plusieurs entreprises, participer à leurs développements et accompagner les dirigeants sont aussi une source permanente de satisfaction.

Les inconvénients sont plus pragmatiques : devoir prendre ses décisions seule, être sur tous les fronts à la fois (commerciale, prestataire, gérante, gestionnaire, etc…). Je dis souvent qu’être indépendante c’est être marathonienne : il faut savoir gérer son énergie pour durer, éviter d’être malade et savoir bien gérer son temps pour ne pas négliger sa vie personnelle.

La situation financière est également source de stress . Contrairement au salariat, rien n’est acquis financièrement : on ne sait pas à l’avance quel chiffre d’affaire on va faire dans l’année. Chaque jour non travaillé est un jour sans rémunération, il faut accepter l’insécurité financière.

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Pensez-vous qu’un passage en entreprise est indispensable avant de se lancer à son compte ?

C’est essentiel. Il n’y a pas d’école formant au métier de l’Office Manager. Il existe aujourd’hui uniquement des BTS Support à l'Action Managériale (anciennement BTS Assistant Manager) ou BTS Gestion de PME (anciennement BTS Assistant de Gestion de PME/PMI). De plus en plus d’organisme de formation proposent des Cycles certifiants qui demandent comme prérequis une expérience au poste d’assistante de direction.

Le métier d’Office-Manager se situe entre la fonction Assistant(e) de direction de haut niveau et celle d'un(e) responsable administratif/ve. Il faut donc acquérir de l’expérience pour pouvoir évoluer vers ce poste qui demande beaucoup d’autonomie, le sens des responsabilités et une capacité de management.

Pourquoi les entreprises font-elles appel à un Office Manager indépendant à son compte plutôt qu'un salarié ?

Un(e) Office manager expérimenté(e) a aujourd’hui sur le marché du travail un niveau de salaire relativement élevé du fait de son expérience et expertise multiple.

Les TPE/PME n’ont pas les ressources financières nécessaires pour recruter ce genre de profil, parfois même surdimensionné par rapport à leurs besoins quotidiens. Mais ponctuellement, cela est un atout essentiel à leur développement et la charge financière est budgétisable dans sur un temps donné.

Par ailleurs, souvent dans les petites structures, il n’y a pas le volume de travail nécessaire pour justifier d’un temps partiel ou temps plein pour ce type de poste.

Comment trouvez-vous vos clients ?

Le relationnel et la confiance sont essentiels dans ce métier et cela passe par le « bouche à oreille » et la recommandation.

Je suis présente et impliquée dans de nombreux réseaux professionnels et sur des plateformes en ligne.

J’anime également des ateliers dans des pépinières d’entreprises ou des incubateurs afin de sensibiliser les créateurs d’entreprise à la nécessité d’une bonne gestion et organisation administrative pour durer.

Cette année, avec une consœur, nous avons pris un stand au salon des entrepreneurs de Paris qui a eu lieu au Palais de Congrès les 6 et 7 Février derniers. Nous nous sommes présentées en tant que « fonctions supports aux entreprises » et avons eu énormément de visiteurs intéressés par les services que nous proposions. Peu de dirigeants de petites entreprises savent qu’ils peuvent être accompagnés dans la gestion de leur activité. Etre seul n’est plus une fatalité. Nous espérons avoir semé des « graines » et que tous ces futurs et jeunes créateurs penseront à faire appel à nos services quand le moment sera venu.

Enfin, ne pas oublier mes clients qui sont finalement mes meilleurs commerciaux.

Comment se construit-on une réputation en tant qu’Office Manager indépendant ?

Par le « bouche à oreille » et la recommandation. Si les clients sont satisfaits, ils parlent de vous à leur entourage. Cela prend du temps pour se construire une réputation.

Quel a été votre moment le plus dur dans votre parcours d’Office Manager indépendant ?

Depuis le lancement de mon activité en 2012, j’ai eu la chance d’avoir enchainé les missions sans discontinuer. En 2018, plusieurs missions se sont terminées en même temps à quelques mois d’intervalle avec des clients différents. Ayant été très prise avant, je n’ai pas pu anticiper ces fins de missions : embauche d’une assistante pour un client, départ en retraite pour un autre, délocalisation de son entreprise pour le dernier... Je me suis rapidement retrouvée avec 30% de chiffre d’affaire en moins sans avoir su l’anticiper. J’ai dû recommencer les démarches de prospection comme si je redémarrai à nouveau, sans maitriser le moment où l’activité reprendrait son rythme de croisière.

Ce fut donc une année difficile financièrement.

Finalement, rien n’est acquis et il faut toujours rester en veille.

Et le moment le plus cool ?

À chaque fois qu’une entreprise se stabilise et se développe et que mes clients me disent que sans mon intervention, ils auraient déjà déposé le bilan. On est là également pour les soutenir et les conseiller dans les moments difficiles.

C’est toujours une grande satisfaction quand je termine une mission parce qu’ils embauchent ou qu’ils ont repris en main leur entreprise.

Pensez-vous que ce mode de travail sera de plus en plus développé à l’avenir ?

Toutes les fonctions supports aux entreprises sont aujourd’hui externalisables : commercial, administratif, marketing, communication, etc…

De plus en plus de personnes souhaitent créer leur propre emploi. Je rencontre régulièrement des assistantes administratives, assistantes de direction, Office Manager, assistantes de gestion, etc… qui se mettent à leur compte soit par choix, soit par nécessité économique.

C’est une aubaine pour les entreprises qui se développent : elles peuvent s’adjoindre les compétences de personnes qualifiées uniquement en fonction de leur besoin ponctuel tout en gérant leur budget.

Quel conseil donneriez-vous à un Office Manager qui veut se lancer à son compte ?

Bien se connaitre, identifier ses forces et ses faiblesses et travailler sur ces faiblesses…. Comme toute personne qui crée son entreprise, il faut savoir être persévérante, endurante et ne pas rester seule.

Il faut également bien comprendre les enjeux et les risques de l’indépendance et savoir pourquoi on souhaite se mettre à son compte.