Mettre en place et suivre la politique de dépenses

Repérer et comptabiliser les dépenses

Dans une entreprise, les dépenses constituent des charges variables ou fixes. Elles sont constituées par l’ensemble des coûts engendrés par l’achat des matières premières, des matériaux, des salaires et la maintenance des lieux de travail. C’est pourquoi il est tout à fait nécessaire d’enregistrer ces diverses charges afin de les suivre et mettre en place une politique de coût optimal. Cet enregistrement doit être journalier et séquentiel pour permettre un suivi temporel des dépenses. Ainsi, une comptabilité est nécessaire pour se repérer dans ces dépenses.

Élaboration d’une politique de dépenses

Mettre en place une politique de dépenses nécessite une bonne connaissance de l’activité de l’entreprise. La mise en place d’un planning de dépenses est nécessaire. Il faut aussi pouvoir évaluer les anciennes dépenses et les synthétiser afin de pouvoir prévenir le futur. Là encore on doit se référer à la comptabilité de l’entreprise. Il est ensuite nécessaire de détecter les principales dépenses et les classer par ordre de priorité. On peut questionner chaque secteur dépensier afin de comprendre le déclenchement des achats. Cette politique doit alors être accompagnée d’un document écrit rappelant tous les processus d’exécutions des commandes, des achats et des sorties de fonds.

Suivre une politique de dépenses

Une politique de dépenses est un ensemble de plans et de stratégies contribuant à minimiser les sorties de fonds de l’entreprise. Elle sert aussi à éviter les achats futiles et à maximiser les achats utiles. Les entreprises doivent ainsi établir leur propre politique de dépenses afin de maîtriser leur activité à tous les niveaux. Celle-ci peut passer par le choix d’un bon fournisseur à coût réduit ou l’établissement d’une dépense maximale pour une activité déterminée. Son utilité est donc de mise, surtout au niveau de la trésorerie en maximisant le fond de roulement de l’entreprise.

Les personnes responsables de son élaboration et de son application

L’élaboration de la politique de dépenses est la responsabilité de l’organe financier de l’entreprise. Dans le cas échéant, il est établit sous la responsabilité du propriétaire ou de l’employeur en collaboration avec son responsable financier. Cette politique doit alors avoir le visa de l’employeur et être communiquée à tous ceux qui sont concernés. Ainsi, son application nécessite un travail méthodique et discipliné de la part des exécutants afin de ne pas dépasser les limites prévues par les responsables. Elle doit être suivie scrupuleusement pour obtenir de bons résultats.