Mettre en place la politique d’usage de véhicules
Préparer les éléments nécessaires
Afin de mettre en place une politique efficace, le responsable doit effectivement rassembler tous les éléments qu’il a à disposition pour agencer sa politique. Ce sont des éléments relatifs d’abord aux véhicules, comme le type, le volume, la qualité, sa puissance et l’itinéraire habituel. C’est à partir de ces éléments, que l’on va pouvoir établir une politique déterminée selon la destination, le principal usage et la durée de chaque trajet. C’est une étape importante car elle permet de se repérer dans les actions à prendre et à mettre en œuvre.
Gérer les papiers et le fonctionnement techniques des véhicules
L’usage d’un véhicule nécessite l’obtention d’un certain nombre de licences et d’autorisations. Il est alors crucial de s’occuper de ces éléments comme l’acte de propriété et de vente, l’assurance, les taxes et les conditions générales d’usages de la voiture. Côté technique, les facteurs importants à considérer sont la réparation en cas d’accident, de panne ou de problème mécanique. Ainsi, les visites techniques sont très importantes. Tous les types de véhicules doivent y passer avant d’être utilisé. Il ne faut pas oublier les diverses conditions d’amortissement des véhicules et veillez à une meilleure utilisation.
Établissement une politique d’usage quotidien des véhicules
L’élaboration de cette politique est le résultat de ces deux premiers éléments ci-dessus. Celle-ci doit passer l’établissement ou la modification des itinéraires en fonction de la puissance et la consommation de chaque véhicule. Le responsable doit prendre les informations nécessaires sur l’utilisation, les missions, les marchandises et les personnes à transporter. Il convient ensuite de gérer le parc automobile pour s’assurer que le parc disposera d’une quantité minimum de véhicules à la disposition de chaque utilisateur. Tous les chauffeurs doivent avoir un ordre de mission, le type de marchandise et les itinéraires où ils doivent se rendre.
Gérer les problèmes liés aux véhicules
La gestion des complications techniques doit toujours entrer dans la politique d’usage d’un matériel quelconque. Ainsi, il convient de gérer ces problèmes afin que les pannes ne puissent pas nuire au fonctionnement normal de l’entreprise. Les dépenses liées à ces problèmes doivent être notifiées à la comptabilité et au trésorier. Le choix d’un prestataire compétent et de confiance est nécessaire pour minimiser les coûts de réparation. Il est d’ailleurs possible de négocier des contrats annuels d’entretien par exemple pour réaliser des économies. Tous les éléments de réparation et chaque coût effectué doivent être notifiés et envoyés vers les dirigeants et les hauts responsables pour qu’ils puissent effectuer un contrôle sur l’usage des véhicules.
