Office Management : la partie immergée de l’iceberg

Magic Office donne la parole à Amandine Revert, Office Manager, pour nous parler de la partie immergée de l’iceberg de l’Office Management !

Comme tout bon commerçant vendant ses produits, l’Office Manager qui propose ses services possède une vitrine et une arrière-boutique ! L’OM a de multiples facettes qui ne sont pas toujours bien connues de tous. Il y a ce que la Team, au sein de la société où il intervient, voit et ce dont elle ne se doute pas, souvent par méconnaissance du métier ou simplement parce qu’un poste d’OM varie d’une société à l’autre.

“Tu te charges de ça aussi ?”

C’est donc pour cela qu’une petite phrase banale telle que “Hey, mais tu te charges de ça ici aussi ?” peut souvent revenir aux oreilles de la Mary Poppins du bureau. Il y a bien entendu les corbeilles de fruits, les cours de yoga et la jolie déco du bureau, c’est génial et nécessaire... mais ce poste a aussi une dimension RH , comptable, administrative, de communication, de gestion des prestataires et bien plus encore qui font que l’Office Manager a plus d’un tour dans son sac !

En effet, l’Office Manager peut très bien se charger de contacter l’administration fiscale pour une question sur le paiement de la CFE, communiquer les informations relatives à l’établissement de la déclaration de la TVS au comptable ou bien relayer des informations internes à ce dernier pour que l’achat d’un ordinateur soit bien comptabilisé dans les immobilisations.

Vous ne trouvez pas ça glamour ? Partons sur un sujet plus fun…

Lorsque la fée du bureau organise un séminaire team building à l’étranger en apportant ses compétences organisationnelles et son don pour l’anticipation, elle fait en sorte que tout soit cadré (on n’oublie personne sur le tarmac !). Il y a donc la vitrine avec les activités, l’hôtel trendy et les chouettes restaurants mais en amont l’OM s’est assuré, par exemple, qu’une assurance déplacement à l’étranger couvrait bien l’entreprise en cas d’accident, que le budget alloué serait respecté voire que les prestations seraient renégociées pour rentrer dans les clous ou bien encore que l’agenda heure par heure de l’Offsite serait cohérent entre les diverses activités (l’arrière-boutique, je vous dis !).

Au petit soin pour les collaborateurs

Mais au fait, savez-vous que selon l’OPCO dont dépendent les sociétés, elles peuvent faire profiter à leurs salariés de cours d'anglais collectifs pris en charge à 100% ou bien d’une journée de formation technique, selon certains quotas ? En fonction des affinités de l’OM et si son poste le permet, il peut intervenir en tant que relai sur tous les avantages extérieurs dont peuvent bénéficier l’entreprise et ses salariés à savoir ici établir les budgets formation, monter les dossiers de prise en charge financière et faire le lien entre les différents acteurs.

Un autre exemple. Soucieux du confort de chacun, l’Office Manager fait en sorte de respecter chaque deadline afin d’assurer aux salariés une vision rassurante et structurée de l’organisation de leur entreprise. Et quoi de mieux que de payer les salaires de la Team en temps et en heure pour le confirmer (la vitrine !)  Avant cela l’OM s’est assuré que les augmentations du mois ont bien été prises en compte, que les primes d’astreintes ont bien été calculées, que les éléments variables sont cohérents avec la réalité, que le délai de traitement des banques correspond à la date du versement souhaitée et bien d’autres micro-vérifications.

Chouette un nouveau collègue arrive ! Avant de retrouver son futur co-bureau pour les premiers échanges à la machine à café, l’OM a effectué la DPAE auprès de l’URSSAF, suivi la signature de la promesse d’embauche et du contrat de travail entre les deux parties, vérifié que les caractéristiques techniques de l’ordinateur correspondait aux besoins de ses futures missions (et hop quelques connaissances informatiques en plus !), paramétré son profil sur l’outil SIRH...

La magie de l’OM c’est de savoir jongler avec toutes ses missions, qui de manière isolée paraissent assez simples et rapides à mettre en œuvre, et de rendre tout le monde satisfait dans la mesure du possible.

Une fois le poste pris en main et les tâches chronophages automatisées l’OM peut intervenir sur des sujets bien plus divers et bien plus techniques que laisse penser une corbeille de fruits !

L’arrière boutique, je vous dis :-)

Un article de Amandine Revert, Office Manager

Retrouvez là sur Linkedin : https://www.linkedin.com/in/amandine-revert-b42933142/