Pourquoi faut il archiver les documents papier et numérique ?
Les raisons de conserver des archives privées et publiques sont nombreuses. En effet, cela vous apportera de nombreux avantages que ce soit pour les documents papier comme numérique. Dans cet article, nous vous proposons d’aborder la question et de découvrir pourquoi il est nécessaire d’archiver tous vos documents.
À quoi servent les archives ?
Concrètement, les archives regroupent tous les documents fiscaux, comptables, commerciaux, administratifs, etc. Ces documents sont précieux et contiennent des informations importantes qui vont permettre à une entreprise de prouver sa bonne foi. Ainsi, on peut donc évoquer par exemple un contrat conclu entre l’entreprise et le client. Ce dernier doit être conservé même après son exécution pour pouvoir contrer les éventuels conflits qui pourraient émaner.
Un enjeu juridique
Il faut savoir que toutes les entreprises en France ainsi que les pouvoirs publics sont dans l’obligation de conserver toutes leurs archives durant au moins un an. Ce délai varie ensuite en fonction du type de document, et peut même atteindre une durée minimale de 25 ans. Avoir recours à l’archivage va vous permettre de vous protéger en cas de litige, mais également de justifier toute votre activité si vous vous faites contrôler. Finalement, c’est un véritable enjeu juridique d’archiver ses documents papier et numérique. Sachez tout de même que l’endroit où sont stockées vos archives doit être sécurisé contre les intrusions, mais également contre les éventuels sinistres. N’hésitez donc pas à opter pour des mots de passe, un pare-feu ou encore une excellente traçabilité de vos archives.
Les durées légales de conservation
Nous vous proposons de découvrir ici les durées légales en matière de conservation des documents, de manière générale.
- Les contrats = 5 ans
- Les déclarations auprès des douanes = 3 ans
- Les documents comptables y compris les factures de vos clients et de vos fournisseurs = 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
- Tous les documents fiscaux = 6 ans
- Le compte annuel = 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
- Les statuts de la société = 5 ans
- Les bulletins de paie des salariés = 5 ans
- Les documents en rapport avec les contrats de travail de vos salariés = 5 ans
- Les contrats d’acquisition de biens immobiliers et fonciers ou de cession : 30 ans
- Les documents bancaires = 5 ans
