Préparer et vérifier divers formulaires contenant des renseignements reliés au registre de paie
Tout employeur doit toujours maintenir un registre de paie pour chaque salairé. Le registre en question doit contenir toutes les informations nécessaires sur les salariés de l’entreprise. Le constat d’infraction d’un registre incomplet engendre le paiement d’une amende. Il est donc impératif de disposer d’un registre de paie qui soit complet et à jour.
Les contenus d’un registre de paie
Pour concevoir un registre de paie, plusieurs formulaires sont nécessaires. L’employeur doit être en parfaite connaissance du personnel qu’il a engagé. Ainsi, les éléments essentiels doivent être inclus, notamment, le nom complet, la date de naissance et l’adresse permanente de l’employé. Le poste tenu ainsi qu’une brève description sur ses missions dans la société sont nécessaires. Selon l’accord convenu avant le recrutement, la date de paiement et les heures de travail par semaine et par jour du salarié doivent figurer dans le registre. De même que le montant total du salaire et le mode de paiements des congés. Toutes les déductions sur le salaire de base sont également intégrées. Sans oublier toutes les autres compensations auxquelles l’employé a droit. Le registre de paie est extrêmement utile en cas de conflit avec les employés. En tant qu’employeur, vous n’aurez plus qu’à démontrer les détails inscrits en cas de litige.
Les limites d’un registre de paie
Même si le registre de paie contient de nombreuses données sur l’employé, il existe tout de même quelques informations qui n’ont pas à être conservées. Les allocations reliées aux dépenses et aux remboursements incluant les bonus discrétionnaires et les pourboires acquis par l’employé au cours de ses services n’y figurent pas. Les paiements de prestations de tiers non plus ne sont pas mentionnés. L’employeur n’a pas pour obligation d’inscrire sa contribution sur le plan de régime de santé.
Les formulaires nécessaires à la conception d’un registre de paie
Pour concevoir un registre de paie fiable qui contient des informations concrètes, quelques formulaires doivent être réunis. Toutes les données inscrites doivent être bien vérifiées pour éviter les erreurs. Ainsi, la carte d’identité de l’employé est recommandée, un certificat de résidence, un bulletin de paie et le contrat de travail. Les documents utiles doivent être rassemblés avant de commencer le remplissage d’un registre de paie.
Le registre des documents qui sont relatifs à la paie doit être conservé soigneusement pendant une durée de cinq ans suivant la date de départ de l’employé.
