Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

La définition d’une Digital Workplace

La digital workplace est un environnement de travail dématérialisé. En français, on pourrait traduire le terme « digital workplace » par « lieu de travail numérique ».

Il s’agit donc d’un espace, où chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment, et peu importe où il se trouve, à ses documents, qu’ils soient individuels ou collaboratifs, à tous ses outils : son agenda, sa messagerie instantanée, son réseau social d’entreprise, son outil de gestion des tâches, ses outils de réunions virtuelles/visio conférence, sa boîte-mail et tout autre application. Cet espace de travail permet de partager l’information, et d’ainsi améliorer la collaboration en interne ! Un indispensable en termes de plateforme collaborative si vous voulez effectuer une véritable transformation digitale.

Ces derniers temps, le télétravail a largement été favorisé. Les employeurs sont maintenant plus enclins à laisser travailler leurs collaborateurs travailler depuis chez eux. Travailler et collaborer depuis n’importe où devient capital. La Digital Workplace est donc un sujet d’autant plus important pour faciliter le travail à distance !

Pourquoi faut-il adopter une stratégie Digital Workplace ?

La Digital Workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable ! En voici les principaux bénéfices :

La Digital Workplace est collaborative

Le principal avantage de cet outil de travail est qu’il encourage le travail collaboratif. Tous les collaborateurs peuvent travailler ensemble, même à distance. Le top pour la gestion de projet et le travail en équipe !

Cet aspect collaboratif amène une notion d’intelligence collective au sein de l’entreprise, les collaborateurs avancent ensemble sur les problèmes et profitent de l’expertise de chacun pour faire avancer les projets pour rapidement et plus efficacement. La collaboration interne est démultipliée.

L’activité de l’entreprise peut être visualisée à travers des modèles analytiques, ce qui permet de mesurer la performance des opérations et rentrer dans une démarche d’amélioration continue.

In fine, la communication est largement facilitée. La Digital Workplace permet également de réduire les coûts liés aux déplacements, en particulier pour les entreprises qui ont plusieurs bureaux.

La Digital Workplace apporte de la productivité

Une Digital Workplace permet d’accéder à l’information beaucoup plus facilement. Dès lors, beaucoup de processus sont fluidifiés et se font beaucoup plus rapidement. Pour encore plus de productivité, une Digital Workplace peut-être reliée à d’autres outils de l’entreprise, tel que le CRM (logiciel de Customer Relationship Management), pour accéder à plus d’infos au sein d’un même espace. Ainsi, l’entreprise gagne en performance.

La Digital Workplace transforme l’expérience collaborateur

Les collaborateurs cherchent de plus en plus des environnements de travail dynamiques et innovants. Les modes de travail sont de plus en plus collaboratifs. La Digital Workplace permet de répondre à ces différentes attentes. Les outils et les informations sont accessibles facilement au moment adéquat. Les salariés recherchent aujourd’hui de la flexibilité : pouvoir travailler quand et où on veut, c’est ce que permet la Digital Workplace.

La montée en compétence et la formation des collaborateurs sont facilitées.

Ainsi, l’entreprise qui utilise une Digital Workplace renforce sa marque employeur et l’expérience collaborateur. La Digital Workplace permettrait donc d’observer un effet sur la rétention des collaborateurs, avec une fidélisation des talents de +3%*

Comment adopter une stratégie de Digital Workplace ?

Avant d’adopter une stratégie de Digital Workplace, il est nécessaire de respecter un certain nombre d’étapes, pour répondre de la façon la plus précise aux différents besoins des collaborateurs.

Quels sont les besoins de votre entreprise ?

Il est avant tout nécessaire d’évaluer et de définir les besoins de technologies pour votre entreprise et pour vos collaborateurs, le tout en phase avec objectifs de performance. L’aspect technologique est en effet central dans une démarche de mise en place de Digital Workplace. Une bonne définition de vos besoins permettra par la suite d’assurer la meilleure expérience utilisateur, et par extension, une bonne expérience collaborateur.

Choisir des technologies intuitives pour vos collaborateurs

Un projet de Digital Workplace remportera plus d’adhésion au sein de vos équipes si les technologies utilisées semblent intuitives à vos collaborateurs. C’est essentiel pour collaborer efficacement.

Mettre en place une équipe dédiée au projet de Digital Workplace

L’idéal est de mettre en place une équipe dédiée au projet, idéalement une équipe transverse, pour répondre au mieux aux besoins de tous en ce qui concerne cet espace collaboratif.

Formez vos collaborateurs

Comment énoncé précédemment, il est important de choisir des technologies les plus intuitives possibles, mais quoi qu’il en soit, il sera nécessaire de former vos collaborateurs, pour une utilisation future la plus fluide possible, et que vos salariés puissent collaborer sur des projets efficacement.

Suivez et analysez les résultats

Définissez un certain nombre de KPI (indicateurs clés de performance) pour mesurer l’efficacité de votre plateforme de travail collaboratif, en termes de performance et d’expérience collaborateur. En fonction de ces résultats, réajustez au besoin ! Les pratiques et les technologies et Digital Workplace évoluent régulièrement, il est parfois nécessaire d’en implémenter de nouvelles, toujours dans le but d’améliorer la collaboration.

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Les enjeux de la Digital Workplace pour les managers

L’adoption d’un projet de Digital Workplace est un sujet très profond, qui touche à toutes les sphères de l’entreprise. Les espaces de travail, les modes de travail : tout change en profondeur. Ces changements, pour la plupart, facilite la collaboration.

La Digital Workplace modifie aussi les frontières et la vie personnelle et la vie professionnelle. Dès lors, il est nécessaire de fixer des règles et des pratiques pour permettre aux collaborateurs de garder un bon équilibre vie pro/vie perso. Un peu quand on conseille de ne pas consulter ses emails en plein milieu de la nuit.

Les managers doivent être présents pour fixer ces règles et s’assurer de leur respect. Une plateforme qui permet de collaborer, oui, mais pas à n’importe quel prix. Enfin, les managers sont les garants du succès d’un projet de Digital Workplace, ils doivent faire la promotion de la culture digitale de l’entreprise. Il est donc nécessaire pour eux de très rapidement prendre en main les outils, pour continuer d’assurer leur leadership !

Alors, prêts à faire décoller la transformation numérique de votre organisation avec ces solutions collaboratives ?

* https://www2.deloitte.com/fr/fr/pages/technology/articles/digital-workplace.html