Quand faut-il checker ses mails pour rester productif ?
Les emails, autant dire que c’est un outil de communication primordial, surtout quand on est Office Manager et qu’on en reçoit 200 par jour. Le problème, c’est que trop checker ses emails peut vite se transformer en une énorme perte de temps et de productivité surtout si vous consultez vos mails pro sur votre portable en plus de votre ordinateur. Sur-sollicité en permanence avec les notifications, votre cerveau disjoncte. Alors quand faut-il regarder ses emails pour travailler de façon productive sans se laisser submerger ? Réponses dans cet article.
Quand NE PAS regarder ses mails
Quand on arrive au bureau le matin
Regarder ses mails le matin, dès qu’on arrive au bureau, c’est une habitude instinctive chez la plupart d’entre nous. On l’avoue, on en fait aussi partie. On pense que c’est une façon d’améliorer sa productivité et de savoir ce que l’on a à faire. Le problème, c’est que c’est justement l’un des pires moyens de commencer sa journée.
D’une, le fait de consulter ses mails le matin peut vous déconcentrer de votre emploi du temps et des tâches que vous aviez initialement prévues pour la journée, celles que vous aviez définies comme prioritaires, comme payer ce fournisseur qui râle depuis des semaines .
De deux, ne vous est-il jamais arrivé de constater tristement que vous avez passé la journée à consulter et répondre à des mails, sans finalement n’avoir rien fait de réellement productif ? Quand on a des tâches urgentes à faire, passer du temps à consulter sa boîte mail n’est pas vraiment une bonne idée.
Quand on est sous l’eau
Quand on est submergé par le travail et que les deadlines approchent, on peut se laisser tenter par une petite session de vérification des mails. On a alors l’impression d’être occupé, de travailler. Mais ne vous y méprenez pas : être occupé ne veut pas dire être productif. Consulter ses mails peut parfois être un prétexte que l’on se donne à soi-même pour avoir l’impression d’accomplir quelque chose, ce qui n’est en réalité pas vraiment le cas. En fait, le fait de consulter ses mails peut être une excuse pour procrastiner et ne pas avancer sur les tâches en cours, comme ce dossier comptable à terminer avant la fin de la semaine et qui vous horrifie.
En tentant d’échapper à une réalité pas toujours facile, vous prenez du retard sur les tâches importantes et prioritaires, alors fermez-donc cet Outlook ou ce Gmail et concentrez-vous sur l’essentiel.
Que faire pour checker ses mails de manière productive
Regarder ses mails quand on attend une réponse importante
Ça nous est tous arrivé d’être bloqué sur un dossier, en attendant une réponse importante par mail, pour nous permettre d’avancer. Dans ce cas de figure, ne pas consulter ou répondre à un mail rapidement peut provoquer des retards ou autres catastrophes plus ou moins graves. Dans ce cas de figure, il peut en effet être intéressant de jeter régulièrement un œil sur sa boîte mail. Mais le plus simple est alors de définir des notifications spéciales sur votre boîte mail, de façon à être notifié uniquement pour les mails venant de certains expéditeurs. Ainsi, vous êtes notifié pour les mails lorsque vous attendez une réponse importante, mais vous n’êtes pas distrait par le reste. Pratique non ?
Utiliser la règle des 2 minutes (ou 3, voire 4, mais pas plus hein)
Si vous avez peur de manquer des demandes urgentes et des mails de votre boss colérique, utilisez la règle des 2 minutes pour checker votre boîte mail, à une heure précise du matin que vous aurez préalablement définie. La technique est simple : vous parcourez rapidement votre boîte de réception et vous identifiez les mails qui nécessitent absolument une réponse immédiate et auxquels il est facile de répondre (« Oui Jacques, j’ai bien reçu la validation du presta pour l’activité escalade pleine conscience pour le séminaire»). Mais ne vous laissez pas emporter, cela ne veut pas dire que vous devez absolument répondre à tous les mails que vous pouvez traiter dans les deux minutes. Il s’agit de répondre aux mails importants ET faciles à traiter. Tout le reste peut bien attendre que vous ayez un peu plus de temps.
Regarder ses emails à des heures bien précises
L’un des meilleurs moyens d’améliorer sa productivité pour la gestion des emails, c’est de les consulter à des heures précises et de s’y tenir. Tout comme vous bloquez du temps sur votre agenda pour une réunion, ou pour un thé avec Ginette qui doit vous parler de ses dernières peines de cœur, bloquez chaque jour des créneaux horaires pour vérifier vos emails. Le fait de réserver ces créneaux vous permettra de vous concentrer pleinement sur la tâche : traiter vos emails. De plus, vous verrez que vos collègues vont très vite comprendre votre méthode de travail et s’y adapter.
En bref, ne laissez pas votre boîte mail régir votre temps et vous dominer ! Suivez ces conseils et vous pourrez gagner en productivité et en bien-être.
