Quel est le travail du chef de bureau ?
Répondre au téléphone, remplir des formulaires, parler aux clients du bureau, visiter les fournisseurs, imprimer du papier, trouver des trombones. Cela peut ressembler à la journée de travail typique d'un office manager. Cependant, le véritable travail de gestion d'un bureau va bien au-delà de ce que le nom suggère ! Mais la plupart des gens ne le savent pas parce qu'ils n'ont pas beaucoup d'expérience dans ce domaine.
Le travail de l'Office Manager
Les chefs de bureau sont responsables des opérations et des tâches quotidiennes d'un bureau. Ils sont responsables des fournitures de bureau, des dossiers, des ordinateurs et des budgets. Ils supervisent généralement un petit personnel et aident les directeurs en effectuant des tâches de bureau telles que fixer des rendez-vous, répondre au téléphone et rédiger des comptes rendus de réunions.
Description du poste de chef de bureau
Le directeur de bureau est celui qui gère le bureau de l'entreprise. Les fonctions de ce poste sont à peu près les mêmes, au fil des ans, mais les technologies et d'autres aspects les modifient. Le principal devoir est de s'assurer que tout fonctionne correctement dans le bureau, qu'il est propre et bien rangé, et que tous les employés font leur travail conformément aux règles. Le chef de bureau doit avoir une bonne connaissance des règles de travail ainsi que des normes juridiques et éthiques. Il doit y avoir une personne qui en est responsable afin de pouvoir gérer toutes les tâches avec succès. La personne chargée de gérer le bureau doit avoir de bonnes compétences en matière de gestion et de l'expérience dans la gestion des personnes. Parfois, il peut y avoir beaucoup de monde sur le chemin du travail, il doit donc savoir comment les gérer aussi. Cela peut faire ou défaire leur réputation. Le niveau de responsabilité est élevé en raison de toutes ces choses qui se produisent en même temps. Si quelque chose ne va pas dans l'un de ces domaines, cela aura des répercussions négatives non seulement sur eux, mais aussi sur leur employeur.
Que fait un chef de bureau typique ?
Les chefs de bureau sont responsables de la gestion quotidienne des opérations de bureau. Cela inclut la supervision des ressources humaines, de la comptabilité et des finances, de la gestion des installations et de l'entretien des équipements de bureau. D'autres tâches comprennent la préparation des budgets, la gestion des fonctions informatiques, la gestion des fournisseurs et des sous-traitants, et la représentation de l'entreprise lors d'événements industriels. Description : Les chefs de bureau préparent les budgets, établissent les politiques concernant l'attribution des locaux, les achats et les procédures administratives, supervisent l'entretien de l'équipement et établissent les normes de rémunération des employés. Ils forment également les nouveaux employés aux politiques et routines du département. Les chefs de bureau s'assurent généralement que tous les employés de bureau ont accès aux fournitures et à l'équipement appropriés (p. ex., téléphone, télécopieur) afin d'accomplir leurs tâches. Ils peuvent rencontrer les fournisseurs pour résoudre les problèmes de service ou discuter des achats potentiels de nouveaux équipements ou de fournitures. Ils analysent également les données des cartes de temps des employés pour s'assurer que la paie horaire est calculée correctement.
Faites-vous le travail du responsable du bureau de recrutement ?
Vous faites peut-être le travail du responsable du bureau de recrutement sans vous en rendre compte. Même si vous ne vous intéressez pas au recrutement, vous suivez et gérez probablement des postes vacants, vous filtrez des CV, vous organisez des entretiens et vous participez même à des entretiens de sélection. L'une des choses les plus importantes qu'un responsable de bureau de recrutement puisse faire est d'établir une bonne relation de travail avec les responsables hiérarchiques de votre organisation. Cela permettra de s'assurer que les candidats ne sont envoyés pour pourvoir les postes vacants que lorsqu'ils correspondent aux emplois disponibles et vous aidera également à mieux comprendre les qualités que vos candidats potentiels doivent avoir pour réussir dans leur rôle au sein de votre entreprise.
Vous pouvez être le directeur du bureau sans nécessairement être impliqué dans tous les aspects de l'entreprise. Vous devez avoir un esprit bien organisé pour pouvoir gérer efficacement les personnes et les tâches afin de diriger une entreprise ou un bureau de recrutement efficace. En bref, il faut un type de personne particulier pour occuper ce poste.
