Réception et redistribution des colis
Réceptionner un colis semble tellement simple. Un sourire au livreur, une signature et le tour est joué. Utopie ! Réceptionner un colis peut prendre du temps et devenir quelques fois même litigieux. Tout d’abord est-il en bon état ? Si l’aspect extérieur nous l’indique, il faut toutefois ouvrir le colis et vérifier que la marchandise est en bon état. C’est seulement après ces vérifications que le bon de livraison doit être signé et tamponné. Si un doute existe, il ne faut pas hésiter à faire patienter le livreur et contacter l’expéditeur du colis. En aucun cas, il ne faut engager sa responsabilité.
La réception du colis
Par manque d’organisation de ce service, peut commencer alors un véritable travail d’enquêteur. D’après la nature de la marchandise, nous allons essayer d’en déduire quel service est à l’origine de la commande. Sans cela, des colis importants se perdent dans les couloirs. Certains seront sûrement sujets au vol, d’autres n’arriveront jamais à leur destinataire par négligence.
Au sein des grandes structures, il est vivement recommandé de faire adresser les colis par pôle, voire même y faire noter par le fournisseur le nom du destinataire final. L’adresser cependant qu’à une seule personne peut également générer des manquements en cas d’absence.
Une bonne logistique est gage de gain de temps et d’argent.
Un service logistique s’appuie sur des gens de confiance. Des colis confidentiels arrivent régulièrement. Il faut donc s’assurer de la discrétion des salariés de chaque service.
La distribution du colis
Ensuite, la distribution doit être rapide. Il en va jusqu’à l’arrêt total d’une chaine de production. Pour cela, il faut établir un process de dispatching des colis et même du courrier. Afin d’organiser au mieux la charge de travail de la personne chargée de cette redistribution ne nécessitant que rarement un temps complet, il y a possibilité de s’appuyer sur les nouvelles technologies. Pour des gros flux, ce service peut-être externaliser. Le plus important est la traçabilité. En cas d’erreur de redistribution, la marchandise doit être retrouvée rapidement.
En raison des achats croissants via le net, de plus en plus de colis personnels transitent en entreprise. La légalité de cette démarche dépend du bon vouloir de vos dirigeants. Certaines sociétés ont interdit cette pratique, d’autres la tolèrent. En cas de doute, consultez le règlement intérieur.
Dans tous les cas, sachez qu’il est important de ne pas négliger la réception et la distribution des colis qui est une étape très importante pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
