S’assurer de la disponibilité des fournitures et des formulaires utilisés par le bureau
Dans une entreprise, même les petits détails jouent un rôle important. La mission du gestionnaire est de veiller à ce que tout soit parfait et que rien ne soit mis de côté. Les fournitures de bureau occupent une place très importante. Ces petits équipements que l’on remarque moins et semblent secondaires, participent largement au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités. Une interruption de leurs stocks peut tout bouleverser. C’est pourquoi, il faut les vérifier de temps en temps et assurer en permanence leur disponibilité.
Les méthodes à suivre pour gérer les fournitures de bureau
Il est nécessaire de mettre en place une technique d’inventaire efficace pour assurer la disponibilité de toutes les fournitures de bureau nécessaires. Ce type de liste doit être accompagnée d’un compte de dépenses. Voici quelques méthodes à suivre pour profiter d’un excellent inventaire. Pour ne rien laisser au hasard, il est nécessaire de procéder régulièrement à une mise à jour. La première chose à réaliser est le listage de tous les équipements disponibles. Ainsi, il sera plus facile de s’organiser suivant les résultats obtenus. D’ailleurs, cette mise au point permet d’éviter les gaspillages. Vous ne seriez pas tenté d’acheter inutilement un matériel que vous possédiez déjà.
Lorsque vous connaitrez parfaitement la situation de vos fournitures, pensez à les bien ranger de façon plus pratique. Placez les équipements de même type dans un même emplacement. Vous pouvez par exemple rassembler sur une même étagère tous les dispositifs d’écriture et placer dans d’autres coins les classements, les adhésifs et notes repositionnables ou encore les agrafes.
Si vous gérez une grande organisation, il est préférable de créer un fichier Excel pour mieux répertorier les fournitures ou faire appel à un logiciel spécifique. Cependant, pour une petite entreprise, un simple cahier de notes est suffisant.
Les contenus de vos inventaires
Votre liste doit prendre la forme d’un tableau. Cela facilite énormément l’opération de vérification. N’hésitez pas à créer une page entière pour chaque type de fourniture. Chaque matériel utilisé doit être bien suivi dans le tableau. Il ne faut pas oublier d’y mentionner le nombre disponible pour chaque produit. Pour faire en sorte que l’approvisionnement soit fait à temps, il est plus judicieux d’introduire un niveau de commande dans l’inventaire. Et pour une meilleure efficacité, il convient d’indiquer le moment où il est nécessaire de procéder à la commande et au renouvellement du stock.
