7 astuces simples pour améliorer votre productivité au bureau

Office Manager, vous faites parfois 2 semaines de travail en une journée, parfois vous ne faites rien de la journée… Et c’est normal, vous n’êtes pas des machines. Mais pour vous aider à tenir le front dans ces journées où la productivité semble manquer à l’appel, voici quelques astuces simples que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui.

Arrêter de checker votre boîte mail toutes les 5 minutes.

Les emails sont sûrement les pires ennemis de notre productivité. En premier lieu, désactivez les notifications qui font apparaître les nouveaux emails dans un coin de votre écran. Même si vous ne les traitez pas tout de suite, votre inconscient sera déjà en train de les traiter, et vous y perdrez votre concentration. Essayez de consulter votre boîte mail 3 ou 4 fois/jour maximum en y consacrant un temps bien défini. Répondez alors à tous les emails d’un coup, en considérant cela comme une tâche à part entière.

Vous verrez qu’au fond, rares sont les emails vraiment urgents. Et puis si c’est vraiment urgent, on n’a qu’à vous appeler.

Virez-moi toutes ces notifs

Tant qu’on parle des notifications d’emails, il y également celles de votre téléphone. Les ¾ du temps, elles sont absolument inutiles, comme par exemple Facebook qui vient vous rappeler l’anniversaire d’un type dont vous aviez totalement oublié l’existence. Encore une fois, ces notifications viennent interrompre votre concentration : éliminez-les.

Téléchargez StayFocusd

Vous êtes une bête de travail, on n’en doute pas, pourtant vous allez chaque jour jeter un coup d’œil aux profils Facebook de vos ex, allez voir les Trendings Topics sur Twitter, ou encore assouvir votre soif de curiosité en consultant la fiche Wikipédia d’un pays dont vous ignoriez jusque-là l’existence.  StayFocusd est une application Google Chrome qui vous permet de bloquer certains sites web pendant un temps donné. Identifiez les sites web qui vous font perdre du temps, et bloquez-les pendant, 1, 2, 4 heures ou plus. Et n’en profitez pas pour bloquer Magic Office, d’une part parce que ça nous briserai le cœur, mais surtout parce qu’on vous explique justement comment être plus productif.

StayFocusd est disponible ici : https://chrome.google.com/webstore/detail/stayfocusd/laankejkbhbdhmipfmgcngdelahlfoji?hl=fr

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Nettoyez votre boîte mail

Vous recevez des tas de mails que vous ne lisez pas, comme les offres promotionnelles de ce site web où vous aviez acheté une coque de téléphone qui fait office de décapsuleur, il y a de cela 6 ans ? Peut-être qu’il est temps de nettoyer votre boîte mail. Pour cela, on vous conseille CleanFox, un outil gratuit, qui vous permet en plus de vous acheter une conscience écolo , puisque la société lutte contre la déforestation en Zambie en y plantant des arbres.

Clean Fox est disponible ici : https://www.cleanfox.io/fr-FR/

Faites la sieste 

Nous vous en parlions déjà il y a quelques semaines , la sieste est l’allié de votre productivité. Winston Churchill, Napoleon ou encore Albert Einstein le savaient déjà. Alors après le repas, on part faire la sieste 20 minutes (et pas 1 heure hein, on vous voit venir). Pourquoi ne pas d’ailleurs mettre en place un coin sieste dans votre entreprise ? Vos employés vous en remercieront (d'ailleurs on a plein d'autres astuces pour rendre vos collaborateurs heureux ).

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Écoutez de la musique

Différentes études (PRS, J.G. Fox & E.D. Embrey) ont prouvé les effets positifs de la musique quant à notre productivité. En écoutant de la musique, différentes zones du cerveau sont sollicitées, zones liées à l’apprentissage et la mémorisation par exemple. Les tâches intellectuelles nous paraissent moins fatigantes. Et puis, on ne va pas se mentir travailler en musique c’est plutôt sympa. Le casque sur les oreilles, vous n’entendez plus Mireille se plaindre à longueur de journée. En revanche, choisissez bien vos musiques : idéalement c’est sans paroles, on évite donc l’album posthume de Johnny. De nombreuses playlists pour travailler en musique sont disponibles sur Youtube ou sur les plateformes de streaming.

Arrêtez de vouloir tout faire en même temps

Office Manager vous êtes multitâches, et votre périmètre d’action est très large, on a pu le constater dans notre rapport Office Manager Superstar . Mais vouloir tout faire en même temps ne vous mènera à rien. Selon l’Association Américaine de Psychologie (oui ça fait classe de donner des sources comme ça), les salariés qui réalisent plusieurs choses à la fois ont un temps de travail effectif qui peut reculer jusqu’à 40%. Les astuces énoncées plus haut dans cet article (supprimez les notifications, ne pas consultez toutes les 5 minutes ses mails…) vous aideront à vous concentrer sur une seule tâche à la fois. Définissez des slots de temps pour vos différentes tâches et respectez-les.

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