Utiliser la loi de Pareto pour prendre de meilleures décisions quand on est Office Manager

Un Office Manager doit gérer des dizaines (si ce n’est des centaines) de problématiques en parallèle : gestion de la paie, onboarding des collaborateurs, gestion des fournisseurs, mise en place des process, organisation d’événements… À tel point que parfois, il est difficile de savoir où donner de la tête.

Idéalement, il s’agit de prioriser les actions qui vont avoir le plus gros impact sur l’entreprise et les collaborateurs. Et pour cela, la loi de Pareto peut s’avérer d’une grande aide. On vous explique comment utiliser la loi de Pareto pour prendre de meilleures décisions quand on est Office Manager.

Pour tout comprendre :

• Comprendre la loi de Murphy
• Les 7 grandes loi de la gestion du temps
• Décourvir la loi de Carlson
• Comprendre la matrice d'Eisenhower
• Loi de pareto : 80% de nos activités produit 20% des résultats
• La loi de Fraise

Qu’est-ce que la loi de Pareto ?

La loi de Pareto, c’est la règle des 80/20, qui nous vient de l’économiste italien Vilfredo Pareto, qui s’était amusé à analyser les données fiscales de différents pays, comme la France, la Russie, l’Angleterre, la Suisse et l’Italie, à la fin du XIX° siècle.

Le principe est simple : 80% des effets sont le produit de 20% des causes. 

Il peut être utilisé dans différents domaines. Voici quelques exemples :

• 80% des bénéfices proviennent de 20% des clients

• 80% des problèmes qualité proviennent de 20% des process

• 80% des réclamations clients proviennent de 20% des clients

• etc...

Cet outil de productivité permet d’identifier et de prioriser ses tâches et de permettre à toute l’organisation de gagner en efficacité. 

Attention cependant, on vous voit venir : ce principe n’est pas à prendre au pied de la lettre. Oui, il est tout à fait possible que dans certains domaines de votre entreprise, ce soit 75% des effets qui soient le produit de 25% des causes. Le ratio 80/20 n’est pas quelque chose de gravé dans le marbre, qui s’applique inéluctablement à toutes les situations, il s’agit simplement d’illustrer une symétrie entre les effets et les causes.

Comment utiliser la loi de Pareto quand on est Office Manager

Comme avec la méthode pour gérer les interruptions quand on est Office Manager, nous allons nous faire un petit tableau afin de structurer tout ça. Une colonne par étape : voyons dès maintenant ces étapes !

Identifier et lister les problèmes à résoudre

A priori, ce n’est pas l’étape qui devrait vous donner le plus de fil à retordre si vous êtes Office Manager. Vous avez sûrement un tas de problématiques sur lesquelles travailler, vous avez l’embarra du choix. Vous pourriez par exemple ajouter à votre liste :

• Améliorer la fidélisation des collaborateurs

• Simplifier la gestion des notes de frais

• Re-négocier les contrats fournisseurs

• Améliorer les possibilités d’évolution dans l’entreprise

• Mettre en place un espace de repos

Identifier la cause de chaque problème

Il s’agit maintenant d’identifier la cause de chaque problématique : pourquoi s’agit-il d’un sujet ? Pourquoi devriez-vous y travailler ?

Si on reprend nos exemples, ça pourrait donner ça :

• Améliorer la fidélisation des collaborateurs => le turnover est trop important

• Simplifier la gestion des notes de frais => les collaborateurs ont du mal à gérer leurs notes de frais

• Re-négocier les contrats fournisseurs => les contrats signés avec les fournisseurs ne sont pas compétitifs

• Améliorer les possibilités d’évolution dans l’entreprise => faute de pouvoir évoluer, les collaborateurs quittent l’entreprise

• Mettre en place un espace de repos => les collaborateurs manquent d’un espace pour se reposer, et cela peut créer une certaine fatigue

Attribuer un score à chaque problématique

Il s’agit maintenant de donner un “score”, entre 1 et 10 par exemple, à chaque problématique listée, en fonction de son importance. Bien sûr, la méthode pour calculer le score dépend à chaque fois du type de problématique : vous pouvez vous baser sur un coût financier, sur le nombre de fois qu’on vous remonte le sujet en interne etc...

• Améliorer la fidélisation des collaborateurs => le turnover est trop important => on peut calculer le score en fonction du coût financier du turnover

• Simplifier la gestion des notes de frais => les collaborateurs ont du mal à gérer leurs notes de frais => on peut calculer le score en fonction du temps perdu par les collaborateurs pour gérer leurs notes de frais

• Re-négocier les contrats fournisseurs => les contrats signés avec les fournisseurs ne sont pas compétitifs => on peut calculer le score en fonction de l’impact sur la marge brute de l’entreprise causé par ces contrats peu compétitifs

• Améliorer les possibilités d’évolution dans l’entreprise => faute de pouvoir évoluer, les collaborateurs quittent l’entreprise => on peut calculer ce score en fonction du nombre de collaborateurs évoquant le manque de possibilités d’évolution lors des offboardings

• Mettre en place un espace de repos => les collaborateurs manquent d’un espace pour se reposer, et cela peut créer une certaine fatigue => on peut calculer le score en fonction du nombre de collaborateurs nous ayant fait remarquer qu’un espace de repos serait le bienvenu

Grouper les problématiques

Il s’agit maintenant de reprendre les causes sources de chacune des problématiques, et de les grouper par similarités. Dans nos exemples, nous pourrions grouper les 2 problématiques suivantes :

• Améliorer la fidélisation des collaborateurs => le turnover est trop important

• Améliorer les possibilités d’évolution dans l’entreprise => faute de pouvoir évoluer, les collaborateurs quittent l’entreprise

En effet, le “pourquoi du comment” il est important de travailler sur ces sujets est le même : la fidélisation des collaborateurs mérite une amélioration.

Pour le tableau, vous pouvez utiliser un code couleur pour regrouper les problématiques similaires.

Calculer les scores par groupe

Pour chaque groupe identifié, il s’agit maintenant de calculer le score total du groupe. Rien de sorcier, il vous suffit d’additionner les scores des problématiques d’un même groupe.

Passer à l’action !

Le groupe avec le plus score est celui sur lequel vous devez concentrer votre temps et votre énergie ! C’est celui qui aura le plus gros impact sur l’entreprise. On revient au principe de Pareto : ce groupe représente peut-être 20% de vos problématiques mais représentera 80% de vos résultats !

Cette méthode vous permettra de justifier plus facilement d’un “retour-sur-investissement” (n’entendez pas par là forcément un retour financier, mais plutôt un retour ultra-concret et visible) dans votre quotidien d’Office Manager : nous savons qu’il n’est pas toujours évident pour les Office Manager de faire comprendre leur rôle et de mettre en avant tous les bénéfices qu’ils apportent à l’entreprise. Résultats au rendez-vous !

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