Vidéo : portrait de Laetitia, Office Manager en cabinet de recrutement

On a rencontré Laeticia, Office Manager dans un cabinet de recrutement, pour qu'elle nous parle de son métier. Voici l'interview en vidéo ! 

Si vous préférez lire l'interview plutôt que de le regarder, voici la retranscription : 

Laeticia : Alors donc, je m’appelle Laeticia. J’ai 36 ans. Je suis Office Manager. J’ai réalisé un BTS en assistante de gestion en alternance dans une société dans laquelle je suis restée pendant 10 ans, qui était en fait une société spécialisée dans les CD, DVD vierges, des machines à impression, duplication donc dans l’audiovisuel. Au bout de ces 10 années, je pense que j’avais fait une preuve, donc du coup j’ai décidé de changer et de m’orienter sur quelque chose de complètement différent qui est donc un cabinet de recrutement dans lequel je travaille depuis maintenant six ans, qui est spécialisé en fait en commercial et marketing. On est présent un petit peu partout en Europe notamment en Belgique, au Pays-Bas, en Allemagne et depuis très peu de temps au Maroc.

Intervieweur : Très bien, merci. Alors, première question, très simple. Pour toi, c’est quoi les superpouvoirs de l’office manager ?

Laeticia : Alors pour moi, les superpouvoirs de l’office  manager, c’est la polyvalence déjà. C’est d’abord du caractère d’être… de ne pas baisser les bras, de toujours trouver une solution à tous les problèmes qui peuvent aller de… des problèmes informatiques à des problèmes financiers, à tous les problèmes en fait du quotidien. C’est rendre les gens plus heureux, je pense, au travail, leur apporter mon aide au quotidien, qu’ils puissent s’appuyer sur moi pour ne pas avoir des problèmes on va dire annexes à leur travail du quotidien.

Intervieweur : Et ton superpouvoir à toi, c’est quoi?

Laeticia : Je pense que c’est la joie de vivre, la spontanéité, le fait que je sois… enfin que j’ai énormément de patience et que je m’acharne toujours à trouver une solution même dans des cas impossibles.

Intervieweur : Très bien. Les complexités de ton métier au quotidien, c’est quoi?

Laeticia : C’est que parfois ben c’est… voilà c’est ce que je disais, parfois je peux mettre très longtemps à trouver les solutions et que parfois personne ne peut m’aider, qu’il faut aller sur maints et maints supports pour trouver la solution. Ça veut dire ça peut être internet, ça peut être des tutos, ça peut être… enfin ça peut être tout un tas de choses qui font que je les… ben je les trouvais.

Intervieweur : Très bien. Quels sont les interlocuteurs que tu as au quotidien?

Laeticia : Alors au quotidien donc, j’ai la directrice générale en interlocuteur privilégié, ensuite mon PDG qui est en Belgique, sinon les consultants au sein de mon équipe, sinon en extérieur donc l’expert-comptable, les fournisseurs, les clients, les banques…

Intervieweur : D’accord. Donc un peu tout le monde en fait.

Laeticia : Un peu tout le monde, exactement.

Intervieweur : Très bien. Est-ce que tu penses qu’un office manager, c’est indispensable dans une entreprise?

Laeticia : Je pense, oui, parce que c’est le point on va dire… le point stratégique vers lequel tout le monde passe au final pour avoir tout ce dont il a besoin au quotidien.

Intervieweur : Très bien. Le patron idéal, c’est quoi?

Laeticia : Un patron qui laisse… Pour moi, le patron idéal c’est un patron qui assure une autonomie complète, c’est-à-dire qu’il me laisse… qu’il me laisse faire même si je dois faire des erreurs, en tout cas qu’il me laisse faire et que j’apprendrai de mes erreurs et voilà. Je déteste en tout cas moi qu’on soit derrière moi. Je préfère tout faire en totale autonomie. Donc voilà et… voilà, la confiance, le dialogue… voilà.

Intervieweur : Très bien. L’outil quotidien dont tu ne peux pas te passer, c’est quoi ?

Laeticia : Alors, on a une base de données en interne, donc qui s’appelle voilà Admen, donc c’est l’outil dont je ne peux pas me passer, sinon Outlook, Word, Excel, c’est tous les jours que je m’en sers.

Intervieweur : Donc principalement les outils bureautiques.

Laeticia : Exactement.

Intervieweur : Très bien là-dessus. On entend souvent, l’office manager que c’est la maman de tout le monde, qu’est-ce que tu en penses ?

Laeticia : Oui, j’en parlais justement hier en rigolant que je pense vraiment même des personnes beaucoup plus âgées que moi qui ont des enfants d’ailleurs, ils disent quand même que je suis leur maman parce que… parce que je passe derrière eux, parce que je vérifie tout, que je redonne et on va dire que parfois je ne sais pas si je peux employer ce terme-là mais que je gueule [rire] parce que je n’ai pas ce que je veux, et il faut refaire ou refaire que je répète toujours la même chose. Donc, c’est un petit peu le rôle d’une maman effectivement.

Intervieweur : Et un peu le psy aussi pour certains ?

Laeticia : Oui, le psy effectivement oui,  s’il y a des petits… éventuellement des petits conflits, je pense qu’on a un rôle à ce moment-là central pour peut-être apaiser les tensions et revenir vers un dialogue on va dire sympathique.

Intervieweur : Super. La transformation digitale de l’office management, ça veut dire quoi pour toi ?

Laeticia : Alors pour moi, je pense qu’on est au début de ça dans notre structure parce qu’on est une petite structure, donc ce n’est pas encore d’actualité, je pense, mis à part le fait que voilà les réseaux sociaux commencent à vraiment rentrer au cœur du sujet, donc je m’étais occupé il y a quelque temps, j’ai laissé tomber suite à mon congé de maternité mais je vais reprendre ça en septembre parce que je pense que c’est bien évidemment hyper  important la notoriété en fait d’une entreprise maintenant sur internet et que ça doit avoir une place centrale. Donc dès septembre, on se remet sur ce sujet et on va s’occuper de ça. 

Intervieweur : Super. Alors au quotidien, qu’est-ce qui t’aide à gérer ton stress ?

Laeticia : Honnêtement, des petites choses, simplement aller boire un café, sortir dehors cinq minutes crier [rire] revenir. Oui, j’ai vraiment… je m’énerve toute seule. Et souvent, je… D’ailleurs les autres se moque de moi, je reste dans ma bulle, je m’énerve… Et puis après, cinq minutes après, j’oublie. C’est aussi une force de ce métier, je pense, de passer à autre chose très très rapidement et de se recentrer sur le problème et voilà. 

Intervieweur : Super. Un médicament pour guérir la réunionite ?

Laeticia : Aucune idée, ça. [rire] Désolée.

Intervieweur : [rire] Non, c’est parfait. Et alors deux dernières questions sur cette partie globale. Question très globale qui est comment tu vois l’office management dans 20 ans ?

Laeticia : Dans 20 ans, je… avec toutes les transformations qu’il y a, j’espère qu’on ne perdra pas la valeur de ce métier-là. J’espère peut-être qu’il se transformera en quelque chose qui est en train de changer justement, on a pensé à Pines manager. Il y a des nouveaux noms qui se mettent en  plus de ce nom-là. Et je pense qu’il y a… j’espère en tout cas restera un rôle central dans l’entreprise et que tout le monde prendra en compte ce rôle-là et qui ne changera finalement pas.

Intervieweur : Très bien. Et si tu avais conseil à tous ceux qui veulent devenir office manager ?

Laeticia : Beaucoup de patience, beaucoup beaucoup de patience. [rire]

Intervieweur : Très bien.

Laeticia : Et surtout et aussi très joyeux. Je pense que c’est très important.

Intervieweur : C’est bien ?

Intervieweur 2 : Parfait.

Intervieweur : Super. Alors, on enchaine avec la deuxième question… la deuxième partie. Donc là, on va parler plutôt de la partie financière de l’entreprise. Donc premièrement, quel est ton périmètre d’action sur tout ce qui concerne le pôle finance ?

Laeticia : Alors du coup sur le pôle finance, donc c’est moi qui m’occupe des relations avec les banques en binômes avec la directrice générale bien sûr. Donc toutes les semaines, ce qu’on appelle le cashflow où en fait on envoie la date combien on a dehors avec qui peut rentrer et que je dois sortir aussi, et le seuil de on aimerait savoir si on est en flux tendu [rire] ou s’il reste beaucoup d’argent à dépenser. Et après, donc je m’occupe des règlements fournisseurs, relance clients… voilà.

Intervieweur : Très bien. La plus grosse difficulté que tu rencontres sur cette partie financière ?

Laeticia : C’est juste d’être vraiment méticuleux, méticuleux, de… d’anticiper on va dire ce qui va se passer, anticiper ce qui peut se passer de bien, de mauvais, pour ne pas être surpris par quelque chose.

Intervieweur : Très bien là-dessus. La meilleure excuse qu’on t’ait donnée pour retarder un paiement ?

Laeticia : Euh… ce qu’au fond, on m’a tellement des excuses [rire] est-ce que j’en ai vraiment une meilleure ? Non. En général, les vraies excuses, c’est de ne pas réussir à joindre la personne [rire] l’interlocuteur. Ça c’est vrai que dernièrement je pense que j’ai mis peut-être un mois à joindre la vraie personne. C’est pour ça que je dis qu’il faut beaucoup de patience et à force de mails, d’appels au quotidien, j’ai réussi à obtenir ce nom et avoir cette personne. Mais je pense que c’est plutôt… c’est la difficulté.

Intervieweur : Très bien.

Laeticia : Les excuses on va dire sur les grosses structures, il y a des gros délais de paiement, donc voilà c’est différent. Donc [00:07:58] petites structures, ça peut être la difficulté du coup d’attendre les règlements des gros fournisseurs…

Intervieweur : … avec cette question que je vais voir un peu plus tard, mais pourquoi tu penses qu’en France on a autant de mal à être payé par les fournisseurs… à payer quand on est fournisseur ?

Laeticia : Je peux qu’il y a un… Ils ont essayé de réduire les délais de paiement mais je pense que c’est quelque chose qui est… on joue, je pense, avec des trésoreries chacun de notre côté et je pense que c’est simplement ça quoi que… Même moi de mon côté, je fais parfois la même chose, donc je… c’est pour ça que parfois je ne les reproche pas. Maintenant, c’est vrai que sur les grosses structures qui comptent beaucoup d’argent, je le comprends en tout cas parce que du coup pour les petites sociétés c’est plus difficile à vivre.

Intervieweur : Donc, je n’ai plus que trois questions… euh non quatre questions sur cette partie financière. Alors première question, quelles sont les actions concrètes que tu mets en place pour optimiser la tréso ?

Laeticia : Alors, je n’ai pas d’actions concrètes, je fais ça au quotidien, c’est-à-dire que j’ai un tableau tout simplement de clients qui me restent à payer. Je vois les délais approximatifs en fait dans lesquels ils paient et un petit peu avant que je les relance pour être sûr que je vais bien avoir le règlement à cette date, tout simplement.

Intervieweur : D’accord, très bien. Et du coup comment on pourrait sensibiliser les collaborateurs sur le fait qu’ils ont un rôle à jouer dans la gestion du cash ?

Laeticia : Justement, c’est ce que j’essaie de faire avec les consultants, on va dire que quand je n’arrive pas, en tout cas moi personnellement, à obtenir le règlement, c’est… je passe la main du coup au consultant qui lui se met directement en relation avec la personne décisionnaire de base qui va pouvoir on va dire mettre plus de pression sur le client final.

Intervieweur : D’accord, très bien.

Laeticia : …contrairement à moi qui est plus interlocuteur de compta comme moi.

Intervieweur : Très bien. Les indicateurs financiers qui te paraît indispensable de [00:10:07], c’est quoi ?

Laeticia : Les indicateurs financiers, ben les banques, c’est à dire les indicateurs… excuse-moi.

Intervieweur : Les KPIs,  tout ce qui est temps de paiement clients, ce genre de choses-là.

Laeticia : Oui. Le temps de paiement client, oui, c’est ça, c’est ce que je dis, c’est ce que je suis vraiment. J’ai un tableau maintenant qui ne reste pas du tout…  quelque chose de… c’est vraiment un tableau Excel en interne, ce n’est pas quelque chose de très très élaboré, j’ai six colonnes. [rire]. Donc, c’est plutôt moi par rapport à mon ressenti, on va dire. C’est ça aussi… enfin c’est l’habitude. Maintenant, comme j’ai… six ans dans la société, je sais approximativement pour voir… je sais quand la personne va payer ou pas.

Intervieweur : Et tu as été formée sur la gestion du cash d’une entreprise, la culture cash, ce genre de choses ?  

Laeticia : Non, non. Dans ce métier-là, pour moi, il n’y a pas vraiment de formation pour l‘instant scolaire, c’est-à-dire que moi j’ai fait mon BTS il y a très longtemps maintenant. Je pense que tout ça a changé depuis. Mais le métier évolue tellement qu’il n’y a pas vraiment d’outil, en tout cas on ne s’aide pas. C’est plus nous, je dirais c’est de la recherche personnelle. On trouve toujours des solutions sur internet au final, je pense. Mais…  Ou c’est plutôt par… Par exemple, si je dois résolver un problème informatique, je n’ai pas été formée en informatique, c’est juste parce que moi j’essaie de trouver la solution, que je vais la trouver, mais ce n’est vraiment pas du tout par rapport à la formation. Et s’il existe une formation, il faudrait qu’elle soit vraiment très très étendue [rire]  je pense.

Intervieweur : Et dernière question, bah du coup tu as un peu répondu, quels sont les outils digitaux que tu utilises pour gérer tout ça au quotidien ?

Laeticia : Au quotidien, bah c’est ce que je te dis, c’est vraiment…

Intervieweur : Excel.

Laeticia : Excel, Word… Office on va dire en général. Après, j’ai notre base de données vraiment en interne, parce que moi je suis quasiment obligée de passer par ça au quotidien tous les jours. Après nous, comme on est un cabinet, j’utilise bien sûr les job board… voilà.

Intervieweur : Très bien. Super.